A pesar de que originalmente Excel no fue diseñado, al menos de forma exclusiva, como un medio de almacenamiento o recuperación de datos, el mercado se ha decidido positivamente en este sentido. Sin menoscabo de su excelente potencial como herramienta de análisis, Excel puede ofrecerle un método magnífico para almacenar datos: es lo suficientemente flexible como para permitirle definir con precisión cómo desea guardar sus datos. No tiene por qué cumplir con estructuras que le son obligadas en otras aplicaciones, tales como Access y SQL Server.

Este libro le mostrará de manera efectiva cómo gestionar sus datos de forma que le resulte más fácil analizar y resumir la información. El objetivo es proporcionarle las herramientas que necesite para almacenar sus datos, usando Excel o un sistema de gestión de base de datos como Access, e implementar de la mejor manera posible su elección, colocándole en la mejor posición para gestionar los datos.

Encontrará información, consejos y trucos fundamentales para el uso de funciones para localizar y reordenar datos en la hoja de cálculo, sobre listados, nombres y filtros, la importación de datos, el uso de Microsoft Query para adquirir datos externos o la automatización del intercambio de datos entre Excel y otras bases de datos relacionales verdaderas.

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Agradecimientos
Sobre el autor

Introducción
Cómo utilizar este libro
Elementos especiales
Casos prácticos
Notas, trucos y advertencias
Convenciones
Ejemplos del libro

Parte I. Obstáculos en la gestión y tratamiento de datos

1. Uso inadecuado de Excel como una herramienta de gestión de base de datos
Poniendo en contexto la gestión y tratamiento de datos
Transferencia de filas y columnas
Cambio de orientación con Pegado especial
Cambio de orientación con la función TRANSPONER
Uso de etiquetas en lugar de códigos
Configuración de una búsqueda
Uso de validación de datos
Tratamiento de números variables de registros por categoría
Aprovechar el momento apropiado

Parte II. Gestión de datos desde Excel

2. Características de gestión de datos de Excel
Uso de las funciones de las hojas de cálculo: un breve resumen
Localización de datos con DESREF
La celda base
Introducción de la matriz DESREF para que devuelva varias celdas
Búsqueda de datos con INDICE
Búsqueda de datos con COINCIDIR
Uso de COINCIDIR con otras funciones
Combinación de COINCIDIR e INDICE
Engañando a la equivalencia aproximada
Ampliación de la búsqueda de la última celda
Distinción de la celda más inferior de la última celda
Uso de COINCIDIR y INDICE en matrices con dos métodos
Uso de BUSCARV
Uso de BUSCARV con un rango de dos columnas
Reordenación de datos con TRANSPONER
Transposición con Pegado especial
Transposición con la función para hojas de cálculo
Obtención de datos de una tabla dinámica: IMPORTARDATOSDINAMICOS
Uso de IMPORTARDATOSDINAMICOS en Excel 97 y Excel 2000
Uso de IMPORTARDATOSDINAMICOS en Excel 2002 y Excel 2003
Introducción automática de IMPORTARDATOSDINAMICOS
Dinamizando la tabla: ¿por qué utilizar IMPORTARDATOSDINAMICOS?
Un breve resumen

3. Listados, nombres y filtros de Excel
Creación de listados
Cómo comprender las estructuras de listados
Creación de listados en Excel 2003
Uso de formularios de datos
Orden de listados
Trabajo con nombres
Nombramiento de fórmulas
Nombramiento de constantes
Nombramiento de rangos
Uso de intersecciones implícitas
Definición de nombres de rango estáticos
Definición de nombres de rango dinámicos
Búsqueda de valores ajenos
Selección de rangos definidos
Cómo entender el alcance de los nombres
Filtrado de datos con Autofiltro
Filtrado rápido: uso de los cuadros de lista desplegables de Autofiltro
Uso de Autofiltro con otros criterios
Uso del Filtro avanzado
Uso de criterios con el Filtro avanzado
Uso de fórmulas como rango de criterios
Mirando hacia delante

Parte III. Gestión de datos externos desde dentro de Excel

4. Importación de datos: una visión general
Introducción de datos externos en el libro
Uso de las casillas de verificación Exclusivo y Sólo lectura
Uso de archivos DSN
Uso del Asistente para consultas
Importación de datos a tablas dinámicas
Cómo completar tablas dinámicas
Actualización de la caché
Elegir entre Actualizar al abrir y el Suceso Workbook_Open
Mirando hacia delante

5. Uso de Microsoft Query
Cómo entender 'Query'
Consulta de tablas múltiples
Unión de registros primarios y secundarios
Cómo entender las uniones externas
Uso de consultas de bases de datos
Construcción de una consulta en Access
Uso de Microsoft Query para devolver los resultados de una consulta de base de datos
Tratamiento del rango de datos
Tratamiento de campos booleanos y casillas de verificación
Devolver valores booleanos en una hoja de cálculo
Tratamiento de datos desde casillas de verificación
Mirando hacia delante

6. Importación de datos: consideraciones adicionales
Las tablas dinámicas
Construcción de una tabla dinámica
Reconfiguración de una tabla dinámica
Totales generales de columnas, Totales generales de filas
Autoformato de tabla
Combinar rótulos
Mantener formato
Repetir rótulos de elementos en cada página impresa
Diseño de página
Campos por columna o Campos por fila
Para valores erróneos, mostrar
Para celdas vacías, mostrar
Guardar datos con el diseño de la tabla
Habilitar información detallada
Actualizar al abrir
Actualizar cada x minutos
Guardar contraseña
Consulta en segundo plano
Optimizar memoria
Preparación de datos para tablas dinámicas
Agrupación de campos de Fecha y Hora
Agrupación de otros campos numéricos
Cómo evitar valores en blanco
Cómo evitar valores nulos en otros campos agrupados
Uso de criterios con Microsoft Query
Consultas a sitios Web
Uso de las opciones de consulta Web
Mirando hacia delante

Parte IV. Gestión de bases de datos desde dentro de Excel

7. Principios básicos de VBA revisados
Uso de VBA para gestionar datos
Añadido de objetos a VBA
Colocamos a VBA en perspectiva histórica
Uso del objeto modelo
Uso de modelos de objeto de otras aplicaciones
Gestión de la base de datos desde Excel
Comodidad para el usuario
Beneficios de las características de Excel
Mantenimiento de la flexibilidad
Revisión del fundamento principal
Establecimiento de subrutinas
Cómo proporcionar los elementos básicos de la subrutina
Declaración de variables
Nociones acerca de la notación de puntos
Uso de bucles
Uso de bucles For-Next
Bucles con números de elementos
Bucles con Do While
Uso de bloques With
Bloques With anidados
Fundamentos básicos de los bloques With
El código de la grabadora de macros
Estudio de los nombres en el modelo de objeto
Adaptación del código con otra finalidad
Uso de variables de objeto
Las variables de objeto
Establecimiento de variables de objeto
Declaración de variables de objeto
Objetos en bucles For Each
Mirando hacia delante

8. Abriendo bases de datos
Conexión a una base de datos
Conexión a través de ADO
Establecer una referencia a la biblioteca ADO
Preparación de un objeto Connection
Uso de la clave New
Apertura de la conexión ADO
Especificación del origen de datos
Creación de conexiones más complejas
Creación de cadenas de conexión con archivos UDL
Uso del código
Apertura de la conexión
Uso del método Open sin argumentos
Especificación de la cadena Connect en el método Open
Apertura de una base de datos utilizando DAO
Declaración de una base de datos DAO
Cómo permitir a un usuario localizar la base de datos
Mirando por su usuario
Filtrado de tipos de archivos para su usuario
Cómo tratar con bases Jet protegidas con contraseña
Uso de contraseñas en bases de datos Access
Uso de bases de datos protegidas con seguridad de nivel usuario
Implementación de la seguridad a nivel usuario en una base de datos Access
Establecimiento de un archivo de información de grupo de trabajo
Cómo hacer que Access solicite una contraseña
Cómo establecerse uno mismo como usuario
Restricción de los permisos de Administrador
Revisión y resumen del proceso
Seguridad para la base de datos
Apertura de una base de datos Access protegida
Mirando hacia delante

9. Gestión de objetos de bases de datos
Creación de tablas
Nombramiento de campos
Uso de nombres con sentido
Aprender a vivir con sus elecciones
Uso de espacios en los nombres
Establecimiento de tipos de campos
Preparación de uniones de tabla
Cambio del tipo de unión
Relaciones uno-a-muchos
Relaciones uno-a-uno
Definición e identificación de relaciones
Conservación de la integridad referencial
Establecimiento de claves
Encontrar un registro concreto
Establecimiento de índices
Establecimiento automático de un índice
Creación manual de un índice
Uso de índices de campo múltiples
Creación de consultas
Uso de Consultas de actualización
Uso de Consultas de eliminación y de datos anexados
Ejecución de las consultas
Mirando hacia delante

10. Definición de campos y registros con ActiveX Data Objectsy Data Access Objectsing
Creación de una base de datos desde Excel
Creación de una base de datos utilizando DAO
Proporcionando el código para crear la base de datos
Creación de una tabla utilizando DAO
Obtener nombres del usuario
Cómo contar campos
Mantenimiento de la flexibilidad con ReDim
Cómo completar las definiciones de campo
Comprobación de la preexistencia de una base de datos
Creación de una nueva tabla en la base de datos con DAO
Creación de una tabla y campos utilizando ADO
Declaración y uso de los conjuntos de datos
Cómo comprender los tipos de registros DAO
Establecimiento de un conjunto de tipo de tablas
Establecimiento de un conjunto de registros de tipo de copia de seguridad instantánea
Establecimiento de un conjunto de registros de tipo dynaset
Cómo entender los tipos de conjuntos de registros ADO
Uso de la propiedad CursorType
Uso de la propiedad LockType
Uso de la propiedad CursorLocation
Mirando hacia delante

11. Obtención de datos desde Access y hacia Excelcon ADO y DAO
Uso de CopyFromRecordset
Creación de una aplicación
Cómo traer datos desde una consulta parametrizada
Establecimiento de los requisitos de la presentación
Limpieza de la hoja de cálculo
Población de las matrices de memoria
Cómo encontrar la ubicación de la reserva
Establecimiento de datos en la hoja de cálculo
Continuación a través del conjunto de registros
Devolución de datos desde una base de datos a un formulario de usuario
Identificación del registro de reserva
Cómo completar el formulario de usuario
Permiso para reservas recurrentes
Eliminación de registros desde la base de datos y desde la hoja de cálculo
Gestión de los preliminares
Verificación y confirmación de la solicitud del usuario
Establecimiento de los conjuntos de registros
Cómo encontrar la reserva en la base de datos
Comprobación de reservas recurrentes
El final se aproxima
El código al completo
Mirando hacia delante

12. Control de una base de datos desde Excel utilizandoADO y DAO
Uso de DAO para ejecutar consultas de acción
Uso de DAO para ejecutar una consulta existente
Uso de DAO para definir y ejecutar una consulta no persistente
Especificación de parámetros en SQL
Uso de DAO para crear y ejecutar una consulta de datos anexados
Uso de DAO para definir y ejecutar una consulta de actualización
Uso de ADO para ejecutar consultas de acción y procedimientos almacenados
Uso de ADO para ejecutar consultas de eliminación
Uso de ADO para ejecutar consultas de actualización
Uso de conjuntos de registros DAO para trasladar datos de Excel a una base de datos Jet
Añadido de datos al conjunto de registros
Edición de los datos existentes
Uso de ADO para trasladar datos desde Excel a una base de datos
Uso de ADO para añadir registros
Uso de ADO para editar registros
Mirando hacia delante

Índice alfabético