Excel 2003

Excel es uno de los estándares más efectivos de la industria del software. Cada día millones de usuarios confían en esta aplicación para acceder, procesar, analizar y, ahora también, compartir con otros componentes del equipo de trabajo datos muy importantes para ellos.

Con esta nueva versión, Microsoft ofrece a los usuarios una aplicación eminentemente operativa con importantes novedades dirigidas a los grupos de trabajo; Excel 2003 permite al usuario utilizar interesantes herramientas para el análisis de la información y la comunicación entre los distintos componentes del equipo de trabajo. La versión 2003 contiene no sólo todas las mejoras de la versión anterior referentes a su funcionalidad y operatividad, sino que además se ha transformado en una herramienta que permite un mejor trabajo en equipo y una mayor integración con el resto de las aplicaciones de Office 2003.

Este libro ha sido pensado para que la ejecución de las tareas habituales con Excel 2003 resulte más sencilla e intuitiva, y para que pueda trabajar de una manera mucho más eficaz e inteligente. Bajo un aprendizaje sencillo, en muy poco tiempo conseguirá procesar e intercambiar datos con una potencia difícil de imaginar, que hará que su día a día con las hojas de cálculo resulte mucho más satisfactorio.

Este libro viene acompañado de un CD-ROM que contiene los archivos de trabajo del libro, varias utilidades de mejora, añadidos y programas complementarios.

Prólogo

1. Introducción
Requisitos del sistema
Requisitos mínimos
Requisitos recomendados
Requisitos adicionales
La versión 2003: novedades y mejoras
Trabajar mejor con los datos
Compatibilidad con XML
Documentos inteligentes
Eficaz análisis estadístico
Funcionalidad de listas
Compartir información con confianza
Áreas de documentos
Comparar libros en paralelo
Integración con Windows SharePoint Services
Information Rights Management
Aumentar la productividad
Panel de tareas Referencia
Microsoft Office Online
Compatibilidad con Tablet PC

2. Gestionar archivos Excel
Abrir un libro
Libros nuevos
Libros ya creados
Abrir Como copia o Como sólo lectura
A partir de una plantilla
Abrir un libro mediante plantillas Web
Abrir una plantilla de hoja
Buscar archivos Excel
Búsqueda básica de archivos
Búsqueda avanzada de archivos
Guardar un libro
Distintos formatos de archivo
Guardar un libro con un nombre o formato diferente
Guardar como página Web
Guardar el área de trabajo
Recuperar libros: Autorrecuperación
Crear plantillas
Crear una plantilla de libro
Asignar una plantilla de libro como predeterminada

3. La hoja de cálculo: primer acercamiento
Toma de contacto con la hoja de cálculo
Concepto
Estructura
Elementos de entrada de una hoja de cálculo
Conocer la interfaz de Excel
Barra de herramientas Estándar
Barra de herramientas Formato
Barra de fórmulas
Barra de herramientas EuroValue
Barra de estado
Panel de tareas
Panel de tareas Inicio
Panel de tareas Ayuda
Panel de tareas Imágenes prediseñadas
Panel de tareas Referencia
Panel de tareas Portapapeles
Panel de tareas Nuevo libro
Panel de tareas Área de trabajo compartida
Panel de tareas Actualizaciones de documentos
Panel de tareas Origen XML
Panel de tareas Búsqueda básica de archivos
Panel de tareas Resultados de la búsqueda

4. Comenzar a trabajar
Desplazarse por la hoja de cálculo
Técnicas de desplazamiento
Moverse entre celdas
Moverse por la hoja de cálculo
Moverse entre hojas de cálculo
Utilizar otras herramientas
Principal tarea: introducir datos
Realizar entradas de texto
Poner títulos a las columnas
Poner títulos a las filas
Introducir datos numéricos
Datos numéricos enteros
Cuando se trata de cifras largas
Entradas de fecha y entradas de hora
Fecha y hora actuales
Trabajar con fórmulas
Realizar operaciones básicas
Referencia a otras celdas
Utilizar la función Insertar fórmula
Forzar entradas de texto
Utilizar la función Autorellenar
Autorrellenar series y secuencias
Función Autocompletar

5. Rangos y celdas. Tareas básicas
Rangos de celdas
Seleccionar rangos
Celdas adyacentes
Celdas no adyacentes
Dar nombre a un rango
Cambiar la dirección de rango de un nombre
Eliminar nombres de rango
Seleccionar un rango utilizando el nombre asignado
Gestión básica de datos
Copiar y pegar datos
Arrastrar y soltar
Comandos Copiar y Pegar
Autorrelleno: otra opción para copiar datos
Utilizar el comando Pegado especial
Cortar y mover datos
Arrastrar y soltar: técnica para mover rangos
El Portapapeles
Utilizar el Portapapeles de Excel
Buscar y reemplazar datos
Realizar una búsqueda
Reemplazar datos
Borrar datos y su formato
Trabajar con filas, columnas y celdas
Insertar filas
Insertar columnas
Insertar celdas
Eliminar columnas, filas y celdas
Revisar la ortografía de una hoja de cálculo
Herramienta Ortografía
Utilizar la función Autocorrección
Configurar las excepciones de Autocorrección
Trabajar con la opción Referencia
Buscar una referencia

6. Organizar hojas y libros
Gestionar las hojas de un libro
Insertar hojas de cálculo
Eliminar hojas de cálculo
Reubicar hojas de cálculo
Mover o copiar hojas de cálculo en otro libro
Dar un nombre a las hojas de un libro
Visualización en pantalla: distribuir libros
Abrir dos o más ventanas de un mismo libro
Activar las distintas ventanas
Organizar ventanas
Comparar en paralelo
Ocultar y mostrar ventanas
Dividir la ventana activa en paneles
Dividir una hoja de cálculo
Hacer la división manualmente
Ajustar paneles
Desplazarse entre paneles
Eliminar paneles
Inmovilizar y movilizar paneles
Cambiar la visualización de la hoja de cálculo
Vistas de Excel
Utilizar la herramienta Zoom
Personalizar vistas de una hoja de cálculo

7. Personalizar Excel: barras de herramientas
Aspecto de la interfaz
Mover una barra de herramientas
Agregar y quitar botones
Nuevas barras de herramientas
Crear una barra de herramientas y eliminarla
Modificar el nombre de una barra de herramientas nueva
Añadir botones a la nueva barra de herramientas
Cambiar el orden de los botones
Añadir menús a una barra de herramientas
Menús integrados
Nuevos menús
Modificar el aspecto de los botones que integran una barra
Cambiar el ancho de los cuadros de lista
Reorganizar comandos
Adjuntar barras de herramientas
Otras opciones para personalizar barras de herramientas

8. Trabajar con fórmulas
Teoría de las fórmulas
Su significado
Parámetros necesarios
'Construir' fórmulas
Teclear la fórmula
Utilizar el ratón
Emplear los distintos tipos de fórmulas
Fórmulas y sus operadores
Operadores aritméticos
Operadores comparación
Operadores de texto
Operadores de referencia
Realizar cálculos
La importancia del orden de ejecución
Usar paréntesis
Controlar el proceso de cálculo
Errores en los cálculos: cómo reconocerlos
Utilizar el comando Ir a
Conocer los posibles mensajes de error
Opciones de las etiquetas inteligentes
Utilizar la Ventana de inspección
Quitar celdas de la Ventana inspección
Rastrear error a través de la herramienta Auditoría de fórmulas
Corregir una referencia circular
Referencias a celdas y rangos
Referencias relativas
Copiar fórmulas sin perder referencias relativas
Referencias absolutas
Referencias mixtas
Referencias a otras hojas o referencias 3D
Cómo copiar 'sólo' el valor de una fórmula
Convertir fórmulas en valores
Estado de la hoja de cálculo
Auditoría de fórmulas
Aspectos básicos de la Auditoría de fórmulas
Utilizar la barra de herramientas Auditoría de fórmulas
Evaluar fórmulas
Rastrear precedentes y rastrear dependientes
Rastrear precedentes
Rastrear dependientes
Quitar flechas de rastreo
Más información
Emplear nombres de rangos
Insertar nombres de rango en fórmulas

9. Trabajar con funciones
Cómo es una función
Su estructura
Tipos de funciones
Funciones de base de datos
Algunos ejemplos
Funciones de fecha y hora
Algunos ejemplos
Funciones de ingeniería
Algunos ejemplos
Funciones financieras
Algunos ejemplos
Funciones de información
Algunos ejemplos
Funciones lógicas
Algunos ejemplos
Funciones de búsqueda y referencia
Algunos ejemplos
Funciones matemáticas
Algunos ejemplos
Funciones externas
Algunos ejemplos
Funciones estadísticas
Algunos ejemplos
Funciones de texto y datos
Algunos ejemplos
Utilizar funciones
Introducir una función en una celda
Aprender con un ejemplo práctico
Utilizar la función PAGO para calcular el pago mensualde una hipoteca
Función Autosuma
Trabajar con el Euro
Utilizar las herramientas para el Euro
Barra de herramientas EuroValue
Herramienta Euroconversión
Función EUROCONVERT

10. Cambiar el formato en una hoja de cálculo
Formato de celdas
Cambiar el formato de los valores numéricos
Cómo elegir el formato adecuado
Emplear valores numéricos con decimales
Crear formatos propios
Posibilidades de alineación del contenido de una celda
Modificar la alineación
Opciones de alineación horizontal
Opciones de alineación vertical
'Reorientar' el contenido de una celda
Definir la fuente
Modificar la fuente y el tamaño de fuente estándar
Aplicar bordes
Aplicar un borde real a las celdas seleccionadas
Utilizar el botón Bordes
Aplicar color y trama
Proteger y desproteger una hoja de cálculo
Formato de filas
Cambiar la altura de las filas
Definir una altura determinada
Especificar la altura arrastrando y soltando
Otras posibilidades
Ocultar filas
Mostrar filas
Formato de columnas
Cambiar la anchura de las columnas
Definir un ancho determinado
Modificar el ancho estándar
Especificar la anchura arrastrando y soltando
Otras posibilidades
Ocultar columnas
Mostrar columnas
Formato de hoja
Modificar las etiquetas de una hoja de cálculo
Insertar un fondo para la hoja activa
Ocultar una hoja de cálculo
Mostrar una hoja de cálculo
Emplear la opción Autoformatos
Formatos condicionales
Aplicar formatos condicionales a un rango
Eliminar formatos condicionales
Aplicar estilos
Crear un estilo propio
Utilizar un estilo propio o predefinido
Copiar estilos de un libro a otro
Modificar un estilo
Eliminar estilos
Copiar y pegar formatos

11. Los gráficos
El gráfico y sus elementos
Utilizar el Asistente para crear un gráfico
Paso 1. Tipo de gráfico
Paso 2. Datos de origen
Paso 3. Opciones de gráfico
Paso 4. Ubicación del gráfico
Otras maneras de crear un gráfico
Mediante la barra de herramientas Gráfico
Perfeccionar el gráfico
Mediante la tecla F11
Modificar el tipo de gráfico predeterminado
Eliminar y modificar un gráfico estándar
Cambiar el tamaño y lugar del gráfico
Mover un gráfico
Cambiar el tamaño del gráfico
Procesos para eliminar el gráfico o sus elementos
Ajustar los datos de origen y los del gráfico
Tipos de gráficos
Gráficos estándar
De barras y columnas
De líneas
Circulares y de anillos
XY (Dispersión)
De área
Radiales
Superficie
De burbujas
De cotización
Cilíndricos, Cónicos y Piramidales
Gráficos personalizados
Gráficos personalizados integrados
Crear y eliminar un gráfico definido por el usuario
Usar el menú Gráfico para modificaciones avanzadas
Agregar y modificar datos
Gráficos 3D: modificar sus dimensiones y perspectiva
Combinar tipos de gráficos
Agregar línea de tendencia
Modificar el formato de los elementos del gráfico
Acceder al cuadro de diálogo Formato: procesos
Formato de los elementos del gráfico
Formato del área de gráfico
Formato de área de trazado
Formato del título del gráfico
Formato del título del eje
Formato de ejes
Formato de serie de datos
Cambiar el formato de punto de datos
Formato de líneas de división
Formato de planos laterales e inferior
Formato de leyenda
Formato de tabla de datos
Formato de rótulo de datos

12. Imágenes, objetos de dibujo y diagramas
Posibilidades de la barra de herramientas Dibujo
Tipos de objetos de dibujo
Las Autoformas
Crear una Autoforma
Unir dos autoformas
Sustituir una autoforma por otra
Emplear cuadros de texto
Dibujar cuadros de texto
Utilizar una autoforma como cuadro de texto
Insertar símbolos
WordArt: la fusión de imagen y texto
Modificar el texto WordArt
El elemento de dibujo más esquemático: el diagrama
Insertar un diagrama
Crear un organigrama
Insertar imágenes
Imágenes prediseñadas
Insertar una imagen desde archivo
Insertar una imagen relacionada con un elemento de la hojade cálculo
Retocar las imágenes
Trabajar con objetos de dibujo
Seleccionar objetos
Mover los objetos
Arrastrar y soltar
Empujar objetos
Manipular los objetos
Cambiar el tamaño
Girar un objeto
Modificar la forma
Trabajar con varios objetos
Agrupar, desagrupar y reagrupar objetos
Ordenar objetos
Ajustar objetos
Distribuir o alinear objetos
Copiar y pegar objetos
Eliminar objetos
Variar el formato de los objetos
Formato de autoformas y cuadros de texto
Formato de imagen
Formato de WordArt
Formato de Diagramas u organigramas

13. Gestión avanzada de datos
Comenzar a trabajar con listas
Concepto básico de lista
Crear una lista desde cero
Introducir datos
Modificar su tamaño
Realizar un cálculo
Convertir la lista en un rango normal
Utilizar la opción Formulario para realizar entradas en una lista
Opciones del formulario
Agregar nuevos registros
Eliminar un registro
Buscar un registro
Validar datos para celdas o rangos
Aplicar el comando Validación
Definir los mensajes de la validación
Mensaje entrante
Mensaje de error
Localizar celdas con criterios de validación
Eliminar criterios de validación
Organizar la información de las listas
Funcionamiento de la opción Ordenar
Características básicas
Opciones: aplicar una ordenación más personalizada
Aplicar filtros a una lista
Utilizar la herramienta Autofiltro
Opción Diez mejores
Personalizar el Autofiltro
Utilizar el comando Filtro avanzado
Criterios a emplear
Filtrar una lista
Calcular valores de subtotal y total
Insertar subtotales individuales
Insertar subtotales anidados
Eliminar subtotales
Agrupar datos y realizar esquemas
Estructura de un esquema: expandir y contraer
Crear y eliminar esquemas
Autoesquema
Generar un esquema de forma manual
Aplicar estilos a un esquema
Trabajar con tablas dinámicas
Crear una tabla dinámica con el Asistente
Definir los datos que integrarán la tabla
Diseñar una tabla dinámica con el asistente
Terminología de tablas dinámicas
Editar una tabla dinámica
Mostrar más o menos elementos de un campo
Hacer cambios en los campos de la tabla dinámica
Agregar y eliminar campos de una tabla dinámica
Actualizar datos en un informe
Eliminar un informe de tabla dinámica
Aplicar estilos y formato a la tabla dinámica
Seleccionar los datos
Dar formato de sangría
Formato numérico
Restablecer el formato predeterminado
Ausencia de formato
Crear un gráfico con los datos de un informe de tabladinámica
Realizar análisis de datos
Operaciones que se pueden llevar a cabo
Utilizar la orden Buscar objetivos
Ejemplo práctico de cómo resolver ecuaciones
Ejemplo práctico de predicción
Utilizar la herramienta Solver
Conocer Solver
Plantear y resolver un problema con Solver
Agregar restricciones
Cambiar o eliminar una restricción
Generar informes Solver
Cambiar su configuración
Trabajar con tablas de datos con variables
Cálculos con una sola variable
Cálculos con dos variables
Borrar una tabla de datos con variables
Emplear la herramienta Escenarios
Primer paso: definir escenarios
Desarrollar el ejercicio
Gestionar de escenarios
Comparar escenarios mediante informes de resumen
Crear una tabla dinámica de escenario
Importar y exportar datos
Obtener datos externos
Importar datos utilizando el asistente
Realizar consultas Web
Crear consultas con el Asistente para consultas
Realizar consultas Web
Exportar datos
Copiar datos de Excel a Access

14. Últimos pasos. La Impresión
La utilidad de la Vista preliminar
Modificar los márgenes
Modificar los anchos de columna
Configurar la página
La ficha Página
La ficha Márgenes
La ficha Encabezados y pies de página
Usar encabezados y pies de páginas predefinidos
Crear encabezados y pies de páginas personalizados
La ficha Hoja
Imprimir en Excel 2003
Imprimir una selección
Imprimir varios rangos
Insertar y eliminar saltos de página
Configurar un área de impresión
Imprimir varias hojas de cálculo
Imprimir varios libros simultáneamente
Imprimir un gráfico

15. El lenguaje XML y Excel
¿Qué es XML?
Soporte Office para XML
Importancia de XML en Office
¿Qué puede hacer XML por mí?
¿Qué puede hacer Excel 2003 y XML por mí?
Compatibilidad con XML
Importar datos a Excel
Cargar documentos genéricos
Descripción de XML Flattener
Exportar datos de Excel
Esquema de hoja de cálculo XML
Estructura de un documento XML-SS
Persistencia de datos y formato
Cómo persiste el formato
Cómo persisten las fórmulas
Cómo persisten los intervalos con nombre
XML-SS y páginas Active Server
Elementos XML en Excel
Ejemplo de XML
Aparición de un mensaje de error
Abrir un archivo de datos XML
Panel de tareas Origen XML
Guardar una hoja de cálculo como un documento XML

16. Utilizar macros para automatizar tareas
Significado de macro
Microsoft Visual Basic
Grabar una macro
Fase previa
Fase de grabación propiamente dicha
Ejecutar macros
Modos de ejecución
Asignar una macro a un botón
Gestionar macros
Tareas que se pueden llevar a cabo
Conocer el editor Visual Basic
Cómo es su área de trabajo
Modificar una macro
Disponer de una macro en otros libros
Seguridad en las macros
Establecer niveles de seguridad
Utilizar firmas digitales
Editores de confianza

17. Colaboración de grupos de trabajo
Servicios SharePoint
Área de trabajo compartida
Conocer sus funciones
Panel de tareas Área de trabajo compartida
Crear un área de documento
Discusiones Web
Hojas de cálculo e interactividad
Opciones para compartir datos en la Red
Guardar un libro como página Web
Qué significa publicar como página Web
Elementos gráficos
Informes de tabla dinámica
Convertir una hoja de cálculo en página Web no interactiva
Agregar interactividad a un documento Excel
Guardar un archivo para su publicación en la Web
Trabajar con documentos Web dinámicos
Aspecto de una hoja de cálculo dinámica como página Web
Limitaciones en la publicación interactiva
Trabajar con documentos Web en Excel
Abrir documentos Web
Hipervínculos
Insertar hipervínculos en una hoja de cálculo
Utilizar la función HIPERVÍNCULO
Cambiar el formato predeterminado a un hipervínculo
Eliminar un hipervínculo
Utilizar el correo electrónico para enviar archivos
Adjuntar archivos
Enviar datos como cuerpo del mensaje
Enviar para revisar
Ayudas para el trabajo en grupo
Compartir libros
Actualizar los cambios de un libro compartido
Dejar de compartir un libro
Combinar libros
Combinar dos o más libros
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Seguridad en el trabajo
Proteger la información
Protección de un libro
Proteger de la hoja de cálculo
Ocultar información
Ocultar objetos gráficos
Information Rights Management
Crear libros con permisos restringidos
Quitar permisos restringidos
Niveles de acceso

Apéndice A. Contenido del CD-ROM

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