A diferencia de Word o Excel, donde se pueden realizar tareas básicas sin mucha práctica, Access presenta grandes retos para el que lo desconoce. La mayoría de los usuarios nunca irán más allá de crear tablas simples y utilizar asistentes para generar formularios e informes básicos. Al mismo tiempo, todos ellos (desde administradores de recursos hasta asistentes administrativos) necesitan información y saben que ésta se encuentra oculta en algún lugar dentro de sus tablas de Access.

Este libro le ayudará a cambiar todo esto, proporcionándole los conocimientos necesarios para extraer la información que precisa (mediante consultas), construir presentaciones eficientes de los datos (formularios) y publicar sus resultados en un formato vistoso y fácil de leer (informes). Este libro aleja la imagen intimidatoria de Access, utilizando tutoriales paso a paso y gran cantidad de ejemplos prácticos y útiles que apuntan directamente a los usuarios del mundo de los negocios.

Descubrirá cómo crear potentes y útiles consultas, dominando los criterios, expresiones, consultas de múltiples tablas, cálculo de totales o el uso de parámetros. En muy poco tiempo será capaz de construir además formularios eficientes y útiles para introducir y editar datos en un entorno empresarial, y adquirirá los fundamentos básicos para la elaboración de informes avanzados.

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Introducción
Contenido del libro
Características especiales

Parte I. Crear consultas potentes

1. Crear una consulta básica
Ordenar registros
Ordenar según un único campo
Ordenar según múltiples campos
Filtrar los datos de una tabla
Filtro por selección
Filtrar excluyendo la selección
Filtro por formulario
Criterios de filtros
Crear un filtro
Añadir un campo a la cuadrícula de criterios
Escribir el criterio y aplicar el filtro
Trabajar con consultas
Crear una consulta
Crear un nuevo objeto de consulta
Seleccionar los campos que incluir en la consulta
Introducir los criterios de la consulta
Excluir un campo de los resultados de la consulta
Seleccionar solamente los n valores superiores
Configurar las propiedades de campo
Ejecutar la consulta
Notas sobre consultas para ejemplos del mundo empresarial
Crear consultas con el asistente para consultas
Crear consultas de tabla de referencias cruzadas
Crear una consulta de búsqueda de duplicados
Crear consultas de búsqueda de no coincidentes
Trabajar con los resultados de una consulta
Conocer la vista Hoja de datos
Desplazamiento entre campos
Introducir datos
Añadir registros
Desplazamiento entre registros
Seleccionar un registro
Copiar un registro
Eliminar un registro
Formato de la hoja de datos
Cambiar el tamaño de las columnas de la hoja de datos
Cambiar la altura de las filas de la hoja de datos
Propiedades de consultas
Más información

2. Construir expresiones de criterios
Utilizar operandos en expresiones de criterios
Literales
Identificadores
Funciones
Utilizar operadores en expresiones de criterios
Operadores de comparación
Operadores aritméticos
El operador Como
El operador Entre...Y
El operador En
El operador Es Nulo
Criterios compuestos y operadores lógicos
Criterios de tipo Y
Criterios de tipo O
Utilizar operadores lógicos
Precedencia de operadores
Crear una columna calculada
Calcular un valor de inventario
Calcular descuentos totales de facturas
Empleo de funciones incorporadas
Funciones de texto
Separar nombres y apellidos
Utilizar la tipografía adecuada
Funciones de fecha y hora
Calcular la edad de una persona
Calcular cuánto tiempo lleva contratado un empleado
Funciones matemáticas
Generar números aleatorios entre dos valores
Generar un número aleatorio con n dígitos
Funciones financieras
Crear una calculadora para el cálculo de pagos de una hipoteca
Trabajar con el Generador de expresiones
Más información

3. Trabajar con consultas de múltiples tablas
Fundamentos de una base de datos relacional
Las trampas de un diseño no relacional
Cómo puede ayudarle el diseño relacional
Paso 1. Separar los datos
Paso 2. Añadir claves externas a las tablas
Paso 3. Establecer un vínculo entre las tablas relacionadas
Tipos de modelos relacionales
El modelo uno a varios
El modelo uno a uno
El modelo varios a varios
Forzar la integridad referencial
Establecer relaciones entre tablas
Comprender las líneas de unión
Tipos de uniones
Añadir tablas a la ventana Relaciones
Unir tablas
Editar una relación
Eliminar una unión
Trabajar con múltiples tablas en una consulta
Añadir múltiples tablas a una consulta
Añadir campos de múltiples tablas
Anidar consultas dentro de otras consultas
Unir tablas en la ventana de diseño de la consulta
Crear otros tipos de uniones
Crear uniones externas
Utilizar uniones externas para localizar registrossin correspondencia en la tabla relacionada
Localizar clientes que no han realizado pedidos
Localizar productos sin categoría asignada
Crear auto-uniones
Crear uniones theta
Crear una consulta con valores únicos
Más información

4. Creación de consultas avanzadas
Crear una consulta de totales
Mostrar la fila Total en la cuadrícula de diseño
Realizar un cálculo de totales en un campo único
Calcular totales en múltiples campos
Filtrar registros antes de calcular totales
Crear una consulta de totales agrupando registros
Agrupar por múltiples campos
Crear una consulta de totales con un campo calculado
Creación de consultas de totales con funciones agregadas
Combinar funciones agregadas y totales
Calcular unidades restantes en existencias
Crear consultas para toma de decisiones
Tomar decisiones con la función SiInm
Determinar si es necesario reponer existencias
Tomar decisiones con la función Conmutador
Consultas de parámetros
Crear una consulta de parámetros simple
Especificar el tipo de datos de un parámetro
Consultas de acción
Modificar los datos de una tabla con una consulta de actualización
Eliminar registros de una tabla con una consulta de eliminación
Crear tablas con una consulta de creación de tablas
Añadir registros con una consulta de datos anexados
Más información

5. Creación de consultas de tabla de referencias cruzadas
¿Qué es una tabla de referencias cruzadas?
Cómo funcionan las tablas de referencias cruzadas
Terminología de una tabla de referencias cruzadas
Crear una tabla de referencias cruzadas de una dimensión
Mostrar los detalles de un campo de datos
Mostrar la suma de los valores de un campo de datos
Mostrar y ocultar datos de detalle
Insertar un campo de datos autocalculado para el cálculo de totales
Cambiar el tipo de autocálculo
Crear un campo calculado
Eliminar un campo de una tabla de referencias cruzadas
Crear una tabla de referencias cruzadas de una dimensión con múltiples campos
Crear una tabla de referencias cruzadas de dos dimensiones
Analizar pedidos de clientes por categoría
Añadir una dimensión de tiempo a una tabla de referencias cruzadas
Trabajar con las herramientas incorporadas para el manejo de fechas en tablas de referencias cruzadas
Añadir campos de fecha personalizados
Ver los pedidos de productos por día de la semana
Ver los pedidos por empleado y por trimestre
Filtrar una tabla de referencias cruzadas
Utilizar autofiltros en una tabla de referencias cruzadas
Mostrar solamente los elementos superiores o inferiores
Agrupar campos
Añadir un campo de filtro
Reorganizar tablas de referencias cruzadas
Mover un campo a un área diferente
Cambiar el orden de un campo
Formato de una tabla de referencias cruzadas
Más información

6. Consultas con sentencias SQL
Ver una sentencia SQL
Utilizar el lenguaje SQL para crear una consulta de selección
Comprender la sentencia SELECT
El verbo SELECT
La cláusula FROM
La cláusula WHERE
La cláusula ORDER BY
Crear consultas de múltiples tablas con SQL
Utilizar SQL para crear uniones internas
Utilizar SQL para crear uniones externas
Utilizar SQL para crear auto-uniones
Utilizar SQL para crear uniones theta
Localizar clientes cuya dirección de envíos difiere de su dirección de cliente
Añadir una columna calculada a una sentencia SELECT
Utilizar SQL para calcular totales y agrupar registros
Utilizar SQL para definir una consulta de parámetros
Sintaxis completa de la sentencia SELECT de SQL
Utilizar SQL para crear consultas de acción
Utilizar SQL para definir una consulta de actualización
Utilizar SQL para definir una consulta de eliminación
Utilizar SQL para definir una consulta de creación de tabla
Utilizar SQL para definir una consulta de datos anexados
Utilizar SQL para crear subconsultas
Utilizar una subconsulta para definir un campo
Determinar si el precio de un producto es superior a la media
Utilizar una subconsulta para definir los criterios de un campo
Utilizar subconsultas para devolver un conjunto dinámico de registros
Predicado In. Clientes que han realizado pedidos
Predicado All. Productos más baratos que todos los condimentos
Utilizar SQL para crear consultas de unión
Más información

Parte II. Crear formularios

7. Crear y utilizar un formulario
Crear un formulario con la herramienta de autoformularios
Crear un autoformulario directamente para una tabla o consulta
Ejecutar el asistente para autoformularios
Crear formularios simples con el asistente para formularios
Desplazarse por un formulario
Crear un formulario en la vista de diseño
Mostrar la ventana de diseño
Un paseo por la vista de diseño
Conocer los controles de un formulario
Controles dependientes (campos)
Controles independientes
Controles calculados
Añadir campos a un formulario
Cambiar el tamaño de un formulario
Visualizar el formulario
Asignar un autoformato en la vista de diseño
Trabajar con encabezados y pies de formulario
Trabajar con las propiedades del formulario
Formato de fondo
Cambiar el color de fondo
Mostrar una imagen de fondo
Más información

8. Trabajar con controles de formulario
Manipular los controles de un formulario
Insertar controles en un formulario
Seleccionar controles
Formato de controles
Añadir formatos condicionales
Cambiar el tamaño de un control
Ajustar tamaño a la cuadrícula
Ajustar el tamaño al contenido
Crear controles del mismo tamaño
Mover controles
Alinear a la cuadrícula
Alinear los laterales de varios controles
Ajustar el espacio entre controles
Copiar controles
Eliminar controles
Agrupar controles
Ordenar controles solapados
Convertir un control independiente en control dependiente
Cambiar el tipo de control
Establecer el punto de tabulación
Añadir etiquetas a un formulario
Insertar una etiqueta
Cambiar el texto de una etiqueta
Utilizar etiquetas para crear atajos de teclado para los controles
Añadir cuadros de texto a un formulario
Insertar un cuadro de texto
Utilizar cuadros de texto como controles calculados
Más información

9. Diseñar formularios eficientes y asegurar la entrada de datos
Prevenir errores mediante la validación de datos
Ayudar a los usuarios con comentarios
Evitar errores con expresiones de validación
Utilizar máscaras de entrada para asegurar la consistencia y fiabilidad de los datos
Utilizar el asistente para máscaras de entrada
Crear una máscara de entrada personalizada
Utilizar controles para limitar las opciones de entrada de datos
Trabajar con campos de tipo Sí/No
Casillas de verificación
Botones de alternar
Utilizar botones de opción para mostrar un número limitado de opciones
Ejecutar el asistente para grupos de opciones
Crear un grupo de opciones de forma manual
Utilizar listas para mostrar muchas opciones
Iniciar el asistente para cuadros de lista o cuadros combinados
Buscar valores en una tabla o consulta
Especificar una lista de valores personalizada
Buscar valores para la lista en la tabla actual
Crear una lista con múltiples columnas
Modificar las propiedades de un cuadro de lista o un cuadro combinado
Entrada de datos con controles ActiveX
Introducir números con un botón spin
Introducir números con una barra de desplazamiento
Introducir fechas con un control de calendario
Más información

10. Diseñar formularios para la empresa
Utilizar formularios en un entorno empresarial
¿Por qué recopilar datos?
¿Cuáles son los datos a recopilar?
¿Quién va a recopilar los datos?
Directrices de diseño para formularios de empresa
1. Hacer formularios rápidos
2. Haga sus formularios 'a prueba de tontos'
3. Imite sus formularios en papel cuando sea práctico
4. Dé a los usuarios lo que necesitan y luego pare
5. No olvide el teclado
6. Cuide el orden de los campos (y el orden de tabulación)
7. Tenga en cuenta la resolución y el número de colores de su pantalla
8. Haga que el texto sea fácil de leer
9. Sea moderado con los extras
10. Organice los controles del formulario
Organizar los controles de un formulario
Utilizar correctamente líneas y rectángulos
Organizar controles con grupos de opciones
Organización con controles de ficha
Mejorar el formato de texto
Formato de texto
Trucos y directrices para el formato de texto
Formato de texto decorativo
Trabajar con colores
Crear un color personalizado
Empleo efectivo del color
Añadir imágenes a un formulario
Añadir efectos especiales
Crear un efecto de sombra para el texto
Más información

11. Crear formularios especializados
Crear un formulario con múltiples tablas
Comprender los subformularios
Crear un formulario y un subformulario con el asistente
Crear un subformulario en la vista de diseño
Crear un subformulario con otra tabla o consulta
Crear un subformulario utilizando otro formulario
Trabajar con botones de comando en un formulario
Crear un formulario emergente o un cuadro de diálogo
Crear un formulario emergente
Crear un formulario modal
Crear un formulario personalizado y una consulta de parámetros
Crear el formulario personalizado
Ajustar la consulta de parámetros
Utilizar el formulario con la consulta de parámetros
Crear un formulario de inicio
Crear un formulario de gráfico de tabla de referencias cruzadas
Más información

Parte III. Diseñar y personalizar informes

12. Crear y publicar un informe
Crear un informe con la herramienta de autoinformes
Ejecutar un autoinforme directamente desde una tabla o consulta
Ejecutar el asistente para autoinformes
Crear informes simples con el asistente para informes
Crear un informe en la vista de diseño
Mostrar la vista de diseño
La arquitectura de un informe de Access
Conocer los controles de un informe
Controles dependientes (campos)
Controles independientes
Controles calculados
Añadir campos a un informe
Añadir etiquetas a un informe
Añadir números de página al informe
Añadir la fecha y hora a un informe
Cambiar el tamaño de una sección del informe
Previsualizar el informe
Asignar un autoformato en la vista de diseño
Trabajar con propiedades de informes
Formato de fondo
Cambiar el color de fondo
Establecer una imagen de fondo
Manipular los controles de un informe
Insertar controles en un informe
Seleccionar controles
Formato de controles
Añadir formatos condicionales
Cambiar el tamaño de un control
Ajustar tamaño a la cuadrícula
Ajustar el tamaño al contenido
Crear controles del mismo tamaño
Mover controles
Alinear a la cuadrícula
Alinear los laterales de varios controles
Ajustar el espacio entre controles
Copiar controles
Eliminar controles
Agrupar controles
Ordenar controles solapados
Publicar un informe
Publicación en papel
Publicar en un e-mail
Exportar a otro formato
Publicar en Word o Excel
Más información

13. Diseñar informes efectivos para la empresa
Utilización de informes en la empresa
¿Qué datos debe contener el informe?
¿Cuál es el objetivo del informe?
¿Cuál es la audiencia del informe?
Diez directrices básicas para el diseño de informes empresariales.
1. Cuando sea práctico, reproduzca el diseño de otros informes en papel
2. Dé a los usuarios lo que necesitan y luego pare. Parte I
3. Dé a los usuarios lo que necesitan y luego pare. Parte II
4. Utilice números de página
5. Utilice fechas y horas
6. Vigile el orden de los campos
7. Compruebe la resolución y profundidad de color de su pantalla
8. Facilite la legibilidad del texto
9. Ordene y agrupe siempre sus datos
10. Organice el diseño de sus informes
Organizar los controles de un informe
Utilizar correctamente líneas y rectángulos
Saltos de página
Mejorar el texto de un informe
Formato de texto
Trucos y directrices para el formato de texto
Formato de texto decorativo
Trabajar con colores
Crear un color personalizado
Empleo efectivo del color
Añadir imágenes a un informe
Añadir efectos especiales
Crear un efecto de sombra para el texto
Más información

14. Diseño de informes avanzados
Ordenar y agrupar un informe
Opciones de ordenación
Opciones de agrupamiento
Ordenar y agrupar utilizando una expresión
Añadir controles calculados a un informe
Insertar un cuadro de texto
Utilizar cuadros de texto como controles calculados
Métodos avanzados para ejecutar un informe
Ejecutar un informe con un botón de comando
Ejecutar un informe con una macro
Crear la macro
Asociar la macro con un botón de comando
Asociar la macro con un evento del informe
Controlar la salida de un informe
Añadir saltos de página después de una sección
Empezar secciones al principio de una fila o columna
Evitar registros viudos
Más información

15. Crear informes especializados
Crear un informe de múltiples columnas
Configurar el informe
Ajustar la configuración de página
Arreglar problemas con múltiples columnas
Crear etiquetas de correo
Ejecutar el asistente para etiquetas
Crear etiquetas personalizadas
Crear un documento de combinación de un informe
Crear un informe con múltiples tablas
Comprender los subinformes
Crear un informe y un subinforme con el asistente para informes
Crear un subinforme en la vista de diseño
Crear un subinforme utilizando otro informe
Crear un informe de gráfico de tabla de referencias cruzadas
Más información

Índice alfabético