Access. Consultas, formularios e informes

A diferencia de Word o Excel, donde se pueden realizar tareas básicas sin mucha práctica, Access p grandes retos para el que lo desconoce. La mayoría de los usuarios nunca irán más allá de crear tablas simples y utilizar asistentes para generar formularios e informes básicos. Al mismo tiempo, todos ellos (desde administradores de recursos hasta asistentes administrativos) necesitan información y saben que ésta se encuentra oculta en algún lugar dentro de sus tablas de Access. Este libro le ayudará a cambiar todo esto, proporcionándole los conocimientos necesarios para extraer la información que precisa (mediante consultas), construir p eficientes de los datos (formularios) y publicar sus resultados en un formato vistoso y fácil de leer (informes). Este libro aleja la imagen intimidatoria de Access, utilizando tutoriales paso a paso y gran cantidad de ejemplos prácticos y útiles que apuntan directamente a los usuarios del mundo de los negocios. Descubrirá cómo crear potentes y útiles consultas, dominando los criterios, expresiones, consultas de múltiples tablas, cálculo de totales o el uso de parámetros. En muy poco tiempo será capaz de construir además formularios eficientes y útiles para introducir y editar datos en un entorno empresarial, y adquirirá los fundamentos básicos para la elaboración de informes avanzados.

Introducción Contenido del libro Características especiales Parte I. Crear consultas potentes 1. Crear una consulta básica Ordenar registros Ordenar según un único campo Ordenar según múltiples campos Filtrar los datos de una tabla Filtro por selección Filtrar excluyendo la selección Filtro por formulario Criterios de filtros Crear un filtro Añadir un campo a la cuadrícula de criterios Escribir el criterio y aplicar el filtro Trabajar con consultas Crear una consulta Crear un nuevo objeto de consulta Seleccionar los campos que incluir en la consulta Introducir los criterios de la consulta Excluir un campo de los resultados de la consulta Seleccionar solamente los n valores superiores Configurar las propiedades de campo Ejecutar la consulta Notas sobre consultas para ejemplos del mundo empresarial Crear consultas con el asistente para consultas Crear consultas de tabla de referencias cruzadas Crear una consulta de búsqueda de duplicados Crear consultas de búsqueda de no coincidentes Trabajar con los resultados de una consulta Conocer la vista Hoja de datos Desplazamiento entre campos Introducir datos Añadir registros Desplazamiento entre registros Seleccionar un registro Copiar un registro Eliminar un registro Formato de la hoja de datos Cambiar el tamaño de las columnas de la hoja de datos Cambiar la altura de las filas de la hoja de datos Propiedades de consultas Más información 2. Construir expresiones de criterios Utilizar operandos en expresiones de criterios Literales Identificadores Funciones Utilizar operadores en expresiones de criterios Operadores de comparación Operadores aritméticos El operador Como El operador Entre...Y El operador En El operador Es Nulo Criterios compuestos y operadores lógicos Criterios de tipo Y Criterios de tipo O Utilizar operadores lógicos Precedencia de operadores Crear una columna calculada Calcular un valor de inventario Calcular descuentos totales de facturas Empleo de funciones incorporadas Funciones de texto Separar nombres y apellidos Utilizar la tipografía adecuada Funciones de fecha y hora Calcular la edad de una persona Calcular cuánto tiempo lleva contratado un empleado Funciones matemáticas Generar números aleatorios entre dos valores Generar un número aleatorio con n dígitos Funciones financieras Crear una calculadora para el cálculo de pagos de una hipoteca Trabajar con el Generador de expresiones Más información 3. Trabajar con consultas de múltiples tablas Fundamentos de una base de datos relacional Las trampas de un diseño no relacional Cómo puede ayudarle el diseño relacional Paso 1. Separar los datos Paso 2. Añadir claves externas a las tablas Paso 3. Establecer un vínculo entre las tablas relacionadas Tipos de modelos relacionales El modelo uno a varios El modelo uno a uno El modelo varios a varios Forzar la integridad referencial Establecer relaciones entre tablas Comprender las líneas de unión Tipos de uniones Añadir tablas a la ventana Relaciones Unir tablas Editar una relación Eliminar una unión Trabajar con múltiples tablas en una consulta Añadir múltiples tablas a una consulta Añadir campos de múltiples tablas Anidar consultas dentro de otras consultas Unir tablas en la ventana de diseño de la consulta Crear otros tipos de uniones Crear uniones externas Utilizar uniones externas para localizar registrossin correspondencia en la tabla relacionada Localizar clientes que no han realizado pedidos Localizar productos sin categoría asignada Crear auto-uniones Crear uniones theta Crear una consulta con valores únicos Más información 4. Creación de consultas avanzadas Crear una consulta de totales Mostrar la fila Total en la cuadrícula de diseño Realizar un cálculo de totales en un campo único Calcular totales en múltiples campos Filtrar registros antes de calcular totales Crear una consulta de totales agrupando registros Agrupar por múltiples campos Crear una consulta de totales con un campo calculado Creación de consultas de totales con funciones agregadas Combinar funciones agregadas y totales Calcular unidades restantes en existencias Crear consultas para toma de decisiones Tomar decisiones con la función SiInm Determinar si es necesario reponer existencias Tomar decisiones con la función Conmutador Consultas de parámetros Crear una consulta de parámetros simple Especificar el tipo de datos de un parámetro Consultas de acción Modificar los datos de una tabla con una consulta de actualización Eliminar registros de una tabla con una consulta de eliminación Crear tablas con una consulta de creación de tablas Añadir registros con una consulta de datos anexados Más información 5. Creación de consultas de tabla de referencias cruzadas ¿Qué es una tabla de referencias cruzadas? Cómo funcionan las tablas de referencias cruzadas Terminología de una tabla de referencias cruzadas Crear una tabla de referencias cruzadas de una dimensión Mostrar los detalles de un campo de datos Mostrar la suma de los valores de un campo de datos Mostrar y ocultar datos de detalle Insertar un campo de datos autocalculado para el cálculo de totales Cambiar el tipo de autocálculo Crear un campo calculado Eliminar un campo de una tabla de referencias cruzadas Crear una tabla de referencias cruzadas de una dimensión con múltiples campos Crear una tabla de referencias cruzadas de dos dimensiones Analizar pedidos de clientes por categoría Añadir una dimensión de tiempo a una tabla de referencias cruzadas Trabajar con las herramientas incorporadas para el manejo de fechas en tablas de referencias cruzadas Añadir campos de fecha personalizados Ver los pedidos de productos por día de la semana Ver los pedidos por empleado y por trimestre Filtrar una tabla de referencias cruzadas Utilizar autofiltros en una tabla de referencias cruzadas Mostrar solamente los elementos superiores o inferiores Agrupar campos Añadir un campo de filtro Reorganizar tablas de referencias cruzadas Mover un campo a un área diferente Cambiar el orden de un campo Formato de una tabla de referencias cruzadas Más información 6. Consultas con sentencias SQL Ver una sentencia SQL Utilizar el lenguaje SQL para crear una consulta de selección Comprender la sentencia SELECT El verbo SELECT La cláusula FROM La cláusula WHERE La cláusula ORDER BY Crear consultas de múltiples tablas con SQL Utilizar SQL para crear uniones internas Utilizar SQL para crear uniones externas Utilizar SQL para crear auto-uniones Utilizar SQL para crear uniones theta Localizar clientes cuya dirección de envíos difiere de su dirección de cliente Añadir una columna calculada a una sentencia SELECT Utilizar SQL para calcular totales y agrupar registros Utilizar SQL para definir una consulta de parámetros Sintaxis completa de la sentencia SELECT de SQL Utilizar SQL para crear consultas de acción Utilizar SQL para definir una consulta de actualización Utilizar SQL para definir una consulta de eliminación Utilizar SQL para definir una consulta de creación de tabla Utilizar SQL para definir una consulta de datos anexados Utilizar SQL para crear subconsultas Utilizar una subconsulta para definir un campo Determinar si el precio de un producto es superior a la media Utilizar una subconsulta para definir los criterios de un campo Utilizar subconsultas para devolver un conjunto dinámico de registros Predicado In. Clientes que han realizado pedidos Predicado All. Productos más baratos que todos los condimentos Utilizar SQL para crear consultas de unión Más información Parte II. Crear formularios 7. Crear y utilizar un formulario Crear un formulario con la herramienta de autoformularios Crear un autoformulario directamente para una tabla o consulta Ejecutar el asistente para autoformularios Crear formularios simples con el asistente para formularios Desplazarse por un formulario Crear un formulario en la vista de diseño Mostrar la ventana de diseño Un paseo por la vista de diseño Conocer los controles de un formulario Controles dependientes (campos) Controles independientes Controles calculados Añadir campos a un formulario Cambiar el tamaño de un formulario Visualizar el formulario Asignar un autoformato en la vista de diseño Trabajar con encabezados y pies de formulario Trabajar con las propiedades del formulario Formato de fondo Cambiar el color de fondo Mostrar una imagen de fondo Más información 8. Trabajar con controles de formulario Manipular los controles de un formulario Insertar controles en un formulario Seleccionar controles Formato de controles Añadir formatos condicionales Cambiar el tamaño de un control Ajustar tamaño a la cuadrícula Ajustar el tamaño al contenido Crear controles del mismo tamaño Mover controles Alinear a la cuadrícula Alinear los laterales de varios controles Ajustar el espacio entre controles Copiar controles Eliminar controles Agrupar controles Ordenar controles solapados Convertir un control independiente en control dependiente Cambiar el tipo de control Establecer el punto de tabulación Añadir etiquetas a un formulario Insertar una etiqueta Cambiar el texto de una etiqueta Utilizar etiquetas para crear atajos de teclado para los controles Añadir cuadros de texto a un formulario Insertar un cuadro de texto Utilizar cuadros de texto como controles calculados Más información 9. Diseñar formularios eficientes y asegurar la entrada de datos Prevenir errores mediante la validación de datos Ayudar a los usuarios con comentarios Evitar errores con expresiones de validación Utilizar máscaras de entrada para asegurar la consistencia y fiabilidad de los datos Utilizar el asistente para máscaras de entrada Crear una máscara de entrada personalizada Utilizar controles para limitar las opciones de entrada de datos Trabajar con campos de tipo Sí/No Casillas de verificación Botones de alternar Utilizar botones de opción para mostrar un número limitado de opciones Ejecutar el asistente para grupos de opciones Crear un grupo de opciones de forma manual Utilizar listas para mostrar muchas opciones Iniciar el asistente para cuadros de lista o cuadros combinados Buscar valores en una tabla o consulta Especificar una lista de valores personalizada Buscar valores para la lista en la tabla actual Crear una lista con múltiples columnas Modificar las propiedades de un cuadro de lista o un cuadro combinado Entrada de datos con controles ActiveX Introducir números con un botón spin Introducir números con una barra de desplazamiento Introducir fechas con un control de calendario Más información 10. Diseñar formularios para la empresa Utilizar formularios en un entorno empresarial ¿Por qué recopilar datos? ¿Cuáles son los datos a recopilar? ¿Quién va a recopilar los datos? Directrices de diseño para formularios de empresa 1. Hacer formularios rápidos 2. Haga sus formularios "a prueba de tontos" 3. Imite sus formularios en papel cuando sea práctico 4. Dé a los usuarios lo que necesitan y luego pare 5. No olvide el teclado 6. Cuide el orden de los campos (y el orden de tabulación) 7. Tenga en cuenta la resolución y el número de colores de su pantalla 8. Haga que el texto sea fácil de leer 9. Sea moderado con los extras 10. Organice los controles del formulario Organizar los controles de un formulario Utilizar correctamente líneas y rectángulos Organizar controles con grupos de opciones Organización con controles de ficha Mejorar el formato de texto Formato de texto Trucos y directrices para el formato de texto Formato de texto decorativo Trabajar con colores Crear un color personalizado Empleo efectivo del color Añadir imágenes a un formulario Añadir efectos especiales Crear un efecto de sombra para el texto Más información 11. Crear formularios especializados Crear un formulario con múltiples tablas Comprender los subformularios Crear un formulario y un subformulario con el asistente Crear un subformulario en la vista de diseño Crear un subformulario con otra tabla o consulta Crear un subformulario utilizando otro formulario Trabajar con botones de comando en un formulario Crear un formulario emergente o un cuadro de diálogo Crear un formulario emergente Crear un formulario modal Crear un formulario personalizado y una consulta de parámetros Crear el formulario personalizado Ajustar la consulta de parámetros Utilizar el formulario con la consulta de parámetros Crear un formulario de inicio Crear un formulario de gráfico de tabla de referencias cruzadas Más información Parte III. Diseñar y personalizar informes 12. Crear y publicar un informe Crear un informe con la herramienta de autoinformes Ejecutar un autoinforme directamente desde una tabla o consulta Ejecutar el asistente para autoinformes Crear informes simples con el asistente para informes Crear un informe en la vista de diseño Mostrar la vista de diseño La arquitectura de un informe de Access Conocer los controles de un informe Controles dependientes (campos) Controles independientes Controles calculados Añadir campos a un informe Añadir etiquetas a un informe Añadir números de página al informe Añadir la fecha y hora a un informe Cambiar el tamaño de una sección del informe Previsualizar el informe Asignar un autoformato en la vista de diseño Trabajar con propiedades de informes Formato de fondo Cambiar el color de fondo Establecer una imagen de fondo Manipular los controles de un informe Insertar controles en un informe Seleccionar controles Formato de controles Añadir formatos condicionales Cambiar el tamaño de un control Ajustar tamaño a la cuadrícula Ajustar el tamaño al contenido Crear controles del mismo tamaño Mover controles Alinear a la cuadrícula Alinear los laterales de varios controles Ajustar el espacio entre controles Copiar controles Eliminar controles Agrupar controles Ordenar controles solapados Publicar un informe Publicación en papel Publicar en un e-mail Exportar a otro formato Publicar en Word o Excel Más información 13. Diseñar informes efectivos para la empresa Utilización de informes en la empresa ¿Qué datos debe contener el informe? ¿Cuál es el objetivo del informe? ¿Cuál es la audiencia del informe? Diez directrices básicas para el diseño de informes empresariales. 1. Cuando sea práctico, reproduzca el diseño de otros informes en papel 2. Dé a los usuarios lo que necesitan y luego pare. Parte I 3. Dé a los usuarios lo que necesitan y luego pare. Parte II 4. Utilice números de página 5. Utilice fechas y horas 6. Vigile el orden de los campos 7. Compruebe la resolución y profundidad de color de su pantalla 8. Facilite la legibilidad del texto 9. Ordene y agrupe siempre sus datos 10. Organice el diseño de sus informes Organizar los controles de un informe Utilizar correctamente líneas y rectángulos Saltos de página Mejorar el texto de un informe Formato de texto Trucos y directrices para el formato de texto Formato de texto decorativo Trabajar con colores Crear un color personalizado Empleo efectivo del color Añadir imágenes a un informe Añadir efectos especiales Crear un efecto de sombra para el texto Más información 14. Diseño de informes avanzados Ordenar y agrupar un informe Opciones de ordenación Opciones de agrupamiento Ordenar y agrupar utilizando una expresión Añadir controles calculados a un informe Insertar un cuadro de texto Utilizar cuadros de texto como controles calculados Métodos avanzados para ejecutar un informe Ejecutar un informe con un botón de comando Ejecutar un informe con una macro Crear la macro Asociar la macro con un botón de comando Asociar la macro con un evento del informe Controlar la salida de un informe Añadir saltos de página después de una sección Empezar secciones al principio de una fila o columna Evitar registros viudos Más información 15. Crear informes especializados Crear un informe de múltiples columnas Configurar el informe Ajustar la configuración de página Arreglar problemas con múltiples columnas Crear etiquetas de correo Ejecutar el asistente para etiquetas Crear etiquetas personalizadas Crear un documento de combinación de un informe Crear un informe con múltiples tablas Comprender los subinformes Crear un informe y un subinforme con el asistente para informes Crear un subinforme en la vista de diseño Crear un subinforme utilizando otro informe Crear un informe de gráfico de tabla de referencias cruzadas Más información alfabético

Otros libros de McFedries, Paul son Excel 2007. Fórmulas Y Funciones, Access 2007. Consultas, Formularios E Informes, Office 2007 Con Vba, Construcción, Mantenimiento Y Reparación Del Pc, Windows 7 : Los Mejores Trucos, Ipad 2, Iphone 4 y Iphone 4s.