Access 2003 es el mejor gestor de base de datos para Windows que se encuentra actualmente en el mercado, con él podrá organizar la información, tener acceso a ella y compartirla con más facilidad que nunca.

Este completo manual de referencia le ofrece una guía avanzada para dominar el potencial de las bases de datos con un análisis sólido de los fundamentos, el diseño, la construcción y la administración de las mismas. Si éste es su primer contacto con Access, apreciará la atención exhaustiva que se presta a los principios básicos y a la terminología relacionada con las bases de datos para ir avanzando mediante un enfoque práctico en la creación y utilización de tablas y consultas, la elaboración de formularios e informes y concluir con la automatización de aplicaciones con VBA.

Este libro contiene todo lo que necesite para aprender Microsoft Access a un nivel intermedio-avanzado. Encontrará que el libro comienza con los elementos básicos, capítulo a capítulo sobre temas cubiertos con anterioridad. Cuando sea esencial que comprenda temas anteriores, volvemos a presentarle los conceptos y revisamos cómo realizar tareas específicas antes de continuar. Aunque cada capítulo es parte integrante del libro como un todo, cada capítulo puede tener también autonomía propia. Puede leer el libro en el orden que desee, pasando de un capítulo a otro y de un tema a otro.

Incluye CD-ROM con los ejemplos desarrollados a lo largo del libro, así como diferentes herramientas que le serán de gran utilidad.

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Contenido
Sobre los Autores

Prefacio
¿Es este libro para usted?
Sí, si no tiene experiencia en bases de datos
Sí, si ha utilizado otras bases de datos como dBASE o Paradox
Sí, si quiere aprender los elementos básicos de la programación de Visual Basic para Aplicaciones (VBA)
Organización del libro
Utilización de tablas de datos y consultas
Elaboración de formularios e informes
Automatización de aplicaciones
Introducción a los ejemplos
El panel de control principal
Las tablas de datos
El formulario Products
El subformulario del formulario Products
El formulario Contacts
El formulario Invoice (Factura)
Los cuadros de diálogo de búsqueda
Los cuadros de diálogo de impresión

PARTE I. UTILIZACIÓN DE TABLAS DE DATOS Y CONSULTAS

1. Datos
La terminología de bases de datos de Access
¿Qué es una Base de datos?
Bases de datos, tablas, registros, campos y valores
Usar más de una tabla
Trabajar con tablas combinadas
Por qué debe crear tablas combinadas
Objetos y vistas de una base de datos en Access
Hojas de datos
Consultas y dynasets
Formularios de entrada de datos y sólo lectura
Informes
Diseño de los objetos del sistema
El método de diseño en siete pasos
Paso 1: El diseño completo. Del concepto a la realidad
Paso 2: Diseño de informes. Colocar sus campos
Paso 3: Diseño de datos ¿Qué campos tiene?
Paso 4: Diseño de tablas y relaciones
Paso 5: Reglas de entrada de datos y validación para el diseño de campos
Paso 6: Diseño de formularios. Entrada
Paso 7: Diseño automatizado. Menús

2. Crear tablas
Crear tablas de base de datos
Crear una Base de datos
La sección Plantillas
Base de datos en blanco
La ventana Base de datos
La barra de menú Objetos
Barra de menú Grupos
Los botones de la barra de herramientas de la ventana Base de datos
La barra de herramientas de la ventana Access
Crear una nueva tabla
El proceso de diseño de tablas
El cuadro de diálogo Nueva Tabla
Crear una nueva tabla con una vista Hoja de datos
La ventana Diseño de tabla
Utilizar la barra de herramientas de la ventana Diseño de tabla
Trabajar con campos
Crear la tabla tblContacts
Los campos autonuméricos de Access
Completar la tabla tblContacts
Cambiar el Diseño de tabla
Insertar un nuevo campo
Eliminar un campo
Cambiar la ubicación de un campo
Cambiar el nombre de un campo
Cambiar el tamaño de un campo
Cambiar el tipo de dato de un campo
Las propiedades de los campos
Introducir propiedades de tamaño de campo
Utilizar formatos
Introducir formatos
Introducir máscaras de entrada
El asistente para Máscara de entrada
Introducir lugares decimales
Crear un título
Establecer un valor predeterminado
Trabajar con validación
La ventana de Propiedad Búsqueda
Determinar la clave principal
Crear una clave única
Crear la clave principal
La ventana Índices
La ventana Propiedades de tabla
Imprimir un diseño de tabla
Guardar la tabla completada
Manipular tablas en una ventana Base de datos
Agregar registros a una tabla de la base de datos

3. Introducir datos en tablas y formularios
Las hojas de datos
La ventana Hoja de datos
Desplazarse por una hoja de datos
Los botones de desplazamiento
La barra de herramientas de Hoja de datos
Abrir una hoja de datos
Introducir nuevos datos
Guardar el registro
Validación automática de tipo de dato
Cómo afectan las propiedades a la entrada de datos
Explorar los registros de una hoja de datos
Desplazarse entre los registros
Encontrar un valor concreto
Cambiar valores en una hoja de datos
Sustituir un valor existente de forma manual
Cambiar un valor existente
Campos que no puede editar
Utilizar la función Deshacer
Copiar y pegar valores
Sustituir valores
Agregar nuevos registros
Eliminar registros
Agregar, cambiar y eliminar columnas
Eliminar una columna de una hoja de datos
Agregar una columna a una hoja de datos
Cambiar el nombre de un campo (encabezamiento de columna)
Visualizar registros
Cambiar el orden de los campos
Cambiar el ancho de campo
Cambiar la altura de registro
Visualizar la cuadrícula de las celdas
Cambiar la fuente de pantalla
Ocultar y mostrar columnas
Inmovilizar columnas
Guardar los cambios de distribución
Guardar un registro
Ordenar y filtrar registros en una hoja de datos
Utilizar la función Orden
Utilizar Filtro por selección
Utilizar Filtro por formulario
Imprimir registros
Imprimir la hoja de datos
Utilizar la ventana Vista preliminar

4. Crear y entender relaciones
Tablas utilizadas en la base de datos Access Auto Auctions (Subasta de Vehículos)
Las Claves
Decidir una clave principal
Beneficios de una clave principal
Crear una clave principal
Las claves externas
Relaciones entre tablas
Revisión de las relaciones
Tipos de relaciones
Integridad referencial
Crear relaciones
Utilizar la ventana Relaciones
Crear relaciones entre tablas
Especificar opciones de relación en el cuadro de diálogo Modificar relaciones
Finalizar las relaciones entre las tablas del sistema AccessAuto Auctions
Guardar las relaciones entre tablas
Agregar más relaciones
Eliminar una relación existente
Las líneas de combinación de la ventana Relaciones
Imprimir un informe de las relaciones
Utilizar hojas secundarias de datos
Configurar hojas secundarias de datos

5. Mostrar datos seleccionados en Consultas
Las consultas
¿Qué es una consulta?
Tipos de consultas
Funciones de las Consultas
Cómo funcionan los dynasets
Crear una consulta
Seleccionar una tabla
Utilizar la ventana Consulta
Explorar la ventana Diseño de consulta
Utilizar la barra de herramientas de Diseño de consulta
Utilizar el área QBE de la ventana Diseño de consulta
Seleccionar campos
Agregar un solo campo
Agregar varios campos
Agregar todos los campos de una tabla
Visualizar el Dynaset
Trabajar con la hoja de datos
Cambiar los datos en la hoja de datos de la consulta
Volver al diseño de la consulta
Trabajar con campos
Seleccionar un campo
Cambiar el orden de los campos
Cambiar el tamaño de las columnas en modo diseño
Eliminar un campo
Insertar un campo
Cambiar el nombre visualizado de un campo
Mostrar los nombres de las tablas
Mostrar un campo
Cambiar el orden
Especificar un orden
Visualizar sólo los registros seleccionados
Los criterios de registro
Introducir criterios de datos simples
Introducir otros criterios simples
Imprimir el dynaset de una consulta
Guardar una consulta
Agregar más de una tabla a una consulta
Trabajar con la hoja Tabla/Consulta
La línea de combinación
Cambiar el tamaño del cuadro Tabla/Consulta
Manipular la ventana Lista de campos
Mover una tabla
Eliminar una tabla
Agregar más tablas
Redimensionar una ventana Lista de campos
Agregar campos de más de una tabla
Agregar un solo campo
Visualizar los nombres de las tablas
Agregar varios campos a la vez
Agregar todos los campos de una tabla
Limitaciones en consultas de varias tablas
Limitaciones de actualización
Superar las limitaciones de las consultas
Crear y trabajar con combinaciones de Consulta
Combinar tablas
Especificar el tipo de combinación
Eliminar combinaciones
Tipos de combinaciones de tablas
Inner join (equi-join)
Cambiar las propiedades de combinación
Inner joins y outer joins
Crear un producto cartesiano

6. Utilizar operadores y expresiones en búsquedas Multitabla
¿Qué es un operador?
Tipos de operadores
¿Cuándo se utilizan los operadores?
Operadores matemáticos
Operadores relacionales
Operadores de cadena
Operadores lógicos (boleanos)
Operadores varios
Precedencia de operadores
Más allá de las consultas simples
Utilizar operadores de comparación de consultas
Selección de criterios complejos
Utilizar funciones en consultas de selección
Referenciar campos en consultas de selección
Introducir criterios de campo de un solo valor
Introducir criterios de caracteres (Texto o Memo)
El operador Como y los comodines
Especificar valores no coincidentes
Introducir criterios numéricos (Número, Monedao Autonumérico)
Introducir criterios Sí/No (lógicos)
Introducir un criterio para un objeto OLE
Introducir varios criterios en un campo
La operación O
Especificar varios valores para un campo utilizando el operador O
Utilizar la celda O en el cuadro QBE
Utilizar una lista de valores con el operador In
Consultas con el operador Y
Especificar un rango utilizando el operador Y
Utilizar el operador Entre...Y
Buscar datos Nulos
Introducir criterios en varios campos
Utilizar Y e O en varios campos de una consulta
Especificar criterios Y entre campos de una consulta
Especificar criterios O entre campos de una consulta
Utilizar Y e O juntos en diferentes campos
Una consulta compleja en líneas diferentes
Crear un nuevo campo calculado en una consulta

7. Trabajar con datos externos
Access y los datos externos
Tipos de datos externos
Métodos de trabajo con datos externos
¿Debemos vincular o importar datos?
Vincular datos externos
Tipos de sistemas de gestión de bases de datos
Vincular a tablas de otras bases de datos de Access
Vincular con bases de datos (tablas) dBASE
Vincular con tablas de Paradox
Vinculación a tablas que no pertenecen a bases de datos
Dividir una base de datos de Access en dos bases de datos vinculadas
Trabajar con tablas vinculadas
Establecer propiedades de visualización
Establecer relaciones
Establecer relaciones entre tablas externas
Utilizar tablas externas en las consultas
Cambiar el nombre de las tablas
Optimizar las tablas vinculadas
Eliminar la referencia a una tabla vinculada
Ver o modificar la información de las tablas vinculadas
Importar datos externos
Importar otros objetos de Access
Importar tablas de bases de datos que no son Access para PC
Importar datos desde una hoja de cálculo
Importar desde un archivo de un procesador de textos
Importar datos desde un archivo de texto
Importar tablas HTML
Modificar los elementos de una tabla importada
Resolución de errores de importación
Exportar a formatos externos
Exportar objetos a otras bases de datos de Access
Exportar objetos a otras bases de datos externos o a Excel, HTML o archivos de texto

PARTE II. ELABORACIÓN DE FORMULARIOS E INFORMES

8. Utilizar formularios y controles
Formularios
Tipos de formularios
Diferencias entre los formularios y las hojas de datos
Crear un formulario con Autoformulario
Controles de formulario
¿Qué es un control?
Los diferentes tipos de controles
Estándares para utilizar controles
Controles etiqueta
Controles cuadro de texto
Botones de alternar, botones de opción y casillas de verificación
Grupos de opciones
Cuadros de lista
Cuadros de lista desplegables
Controles Ficha

9. Crear formularios dependientes y situar controles
Crear un formulario de entrada de datos sin asistente
Crear un nuevo formulario en blanco
Redimensionando el espacio de trabajo del formulario
Ventanas de diseño
Crear un formulario dependiente
Guardar el formulario
Trabajar con propiedades de control
Trabajar con las propiedades del formulario
Colocar campos dependientes en el formulario
Visualizar la lista de campos
Añadir un encabezamiento o un pie de formulario
Trabajar con controles etiqueta y controles cuadro de texto
Crear etiquetas aisladas
Modificar el texto de un control etiqueta o texto
Modificar el formato del texto de un control
Ajustar el tamaño de un control cuadro de texto o etiqueta
Borrar un control
Mover controles etiqueta y texto
Modificar la apariencia de varios controles
Cambiar el tipo de control
Establecer el orden de tabulado
Agregar controles Cuadro de texto de multilínea para campos Memo
Trabajar con marcos de objetos dependientes del formulario
Crear un campo calculado
Ajustar la visualización de una imagen
Imprimir un formulario
Convertir un formulario en un informe

10. Agregar controles de validación de datos a formularios
Crear expresiones de validación de datos
Crear mensajes en la línea de estado
Introducir expresiones de validación a nivel de tabla
Introducir una expresión de validación
Crear opciones con botones y grupos de opciones
Crear grupos de opciones
Crear opciones Sí/No
Crear casillas de verificación
Crear selecciones visuales con botones de alternar
Añadir una imagen de mapa de bits al botón de alternar
Trabajar con cuadros de lista y cuadros combinados
Diferencias entre cuadros de lista y cuadros de lista desplegables
Considerar hechos reales
Crear y manejar cuadros de lista desplegables
Crear un cuadro de lista desplegable de una sola columna
Conocer las propiedades de un cuadro de lista desplegable
Crear un cuadro de lista desplegable con múltiples columnas

11. Crear formularios e informes con aspecto profesional
Hacer que un buen formulario tenga un aspecto genial
Comprender el diseñador visual
Utilizar las ventanas de formato y la barra de herramientas
Crear efectos especiales
Cambiar el color del fondo de un formulario
Realzar controles de tipo texto
Realzar controles de etiquetas y cuadros de texto
Crear una sombra de texto
Negativizar la vista del texto y darle color
Visualizar las propiedades de control de etiqueta o cuadro de texto
Visualizar imágenes en formularios
Trabajar con líneas y rectángulos
Enfatizar áreas del formulario
Agregar una sombra a un control
Dar relieve un grupo de controles
Cambiar la línea de división del encabezamiento
Agregar un mapa de bits de fondo
Utilizar Autoformato
Personalizar y agregar nuevos Autoformatos
Copiar formatos individuales entre controles

12. Crear y trabajar con informes
Los informes
Tipos de informes
Diferencia entre informes y formularios
El proceso de creación de un informe
Crear un informe con los Asistentes para informes
Crear un nuevo informe
Elegir el origen de los datos
Elegir los campos
Selección de los niveles de agrupación
Definir los datos de grupo
Selección del orden
Seleccionar opciones de resumen
Selección de la distribución
Elección del estilo
Abrir el diseño del informe
Uso de la ventana Vista Preliminar
Visualizar la ventana Diseño de Informes
Imprimir un informe
Guardar el informe
Comenzar con un formulario en blanco
La barra de herramientas de la ventana Diseño
Conceptos del generador de informes
Cómo procesan los datos las secciones
Las secciones del Informe
Crear un nuevo informe
Crear un nuevo informe y enlazarlo a una consulta
Definir el tamaño de la página del informe y la distribución
Colocar campos en el informe
Redimensionar una sección
Trabajar con controles etiqueta no anexados y texto
Trabajar con cuadros de texto y sus etiquetas anexadas
Cambiar las propiedades de controles etiqueta y cuadro de texto
Extender y comprimir controles cuadro de texto
Ordenar y agrupar datos
Agregar saltos de página
Crear una presentación del informe de calidad
Ajustar el Encabezado de página
Crear una expresión en el Encabezado de grupo
Cambiar las propiedades de la imagen y de la sección Detalle
Crear un pie de página estándar
Guardar el informe

13. Trabajar con subformularios
¿Qué es un subformulario?
Datos del ejemplo de ventas
Crear subformularios mediante el Asistente para formularios
Crear el formulario y seleccionar el Asistente para formularios
Elegir los campos para el formulario principal
Seleccionar la tabla o consulta para el subformulario
Selección de los campos para el subformulario
Seleccionar el aspecto de los datos en el formulario
Seleccionar la distribución del subformulario
Seleccionar el estilo para el formulario
Seleccionar el título del formulario
Mostrar el formulario
Mostrar el diseño del formulario principal
Enlazar un formulario y un subformulario
Mostrar el diseño del subformulario
Crear el formulario de Facturas de venta
Crear un cuadro de lista desplegable que recupere información
Mostrar datos procedentes de otra tabla en un formulario
Crear un subformulario sin el uso de los asistentes
Trabajar con subformularios de tipo Formularios continuos
Añadir el subformulario al formulario principal
Crear el enlace entre formulario y subformulario
Crear referencias para los controles del subformulario
Crear un control simple calculado

14. Crear cálculos y resúmenes en informes
Diseñar un informe a página completa con subformularios y totales incrustados
Diseñar y crear la consulta para el informe
Diseñar datos de prueba
Examinar el diseño del informe de facturas
Añadir una imagen independiente al informe
Añadir el subformulario de pagos
Crear un subinforme con referencia a un control de resumen
Crear un informe con grupos a varios niveles y con totales
Crear una consulta para el total
Crear una consulta que utiliza otra consulta
Crear un informe por columnas
Cambiar el diseño del informe
Cambiar los márgenes del informe y cambiar la configuración de página
Calcular porcentajes mediante totales
Calcular sumas continuas
Crear un título para la página en la cabecera del informe

15. Presentar datos mediante tipos de informe especiales
Crear etiquetas postales mediante el Asistente para etiquetas
Seleccionar el tamaño de las etiquetas
Seleccionar la fuente y el color
Crear el texto y los campos para las etiquetas postales
Ordenar las etiquetas postales
Mostrar las etiquetas en la ventana Vista Preliminar
Modificar el diseño de las etiquetas en la ventana de diseño de informes
Imprimir las etiquetas
Crear informes a columnas
Crear el informe
Definir la configuración de página
Imprimir el informe a columnas
Crear informes de combinación de correspondencia
Recopilar los datos que serán usados en la combinación de correspondencia
Crear un informe de combinación de correspondencia
Crear el área del encabezado de página
Trabajar con campos insertados en el texto
Imprimir el informe de combinación de correspondencia
Usar el Asistente para combinar correspondencia con Microsoft Word

16. Usar objetos OLE, gráficos, tablas y gráficos dinámicos y controles ActiveX
Los objetos
Tipos de objetos
Utilizar objetos dependientes e independientes
Vincular e incrustar
Incrustar objetos
Incrustar un objeto independiente
Incrustar objetos dependientes
Agregar un objeto OLE dependiente
Agregar una imagen a un marco de objeto dependiente
Editar un objeto incrustado
Vincular objetos
Vincular un objeto dependiente
Crear un gráfico
Diferentes maneras de crear un gráfico
Personalizar el cuadro de herramientas
Incrustar un gráfico en un formulario
Ensamblar los datos
Agregar el gráfico al formulario
Personalizar un gráfico
La ventana Gráfico
Trabajar con texto anexado
Cambiar el tipo de gráfico
Cambiar las etiquetas de los ejes
Cambiar el color la trama y la forma de una barra
Modificar cuadrículas
Manipular gráficos tridimensionales
Integración con Microsoft Office
Comprobar la ortografía de uno o más campos y registros
Corregir la escritura de manera automática al introducir datos
Utilizar la automatización OLE con Office 2003
Crear una tabla dinámica del tipo Excel
Crear un gráfico dinámico
Utilizar el control Calendario ActiveX

PARTE III. AUTOMATIZACIÓN DE APLICACIONES

17. Trabajar con Visual Basic y el Editor VBA
Pasar de las macros a Visual Basic
Cuándo utilizar macros y cuándo utilizar procedimientos de Visual Basic
Convertir macros existentes a Visual Basic
Utilizar el Asistente para botones de comando para crear código Visual Basic
Crear programas en Visual Basic para Aplicaciones
Eventos y procedimientos de evento
Módulos
Crear un nuevo módulo

18. Crear paneles de control, barras de comandos, menús, barras de herramientas y cuadros de diálogo
Paneles de opciones y botones de comando
Usar un Panel de control
Crear el formulario básico para el Panel de control
Trabajar con botones de comando
Crear botones de comando
Vincular un botón de comando a una macro
Añadir una imagen a un botón de comando
Trabajar con el Administrador del panel de control
Crear el Panel de control del informe
Crear barras de menú personalizadas, barras herramientas y menús contextuales
Trabajar con barras de comandos
Crear barras de menú personalizadas mediante las barras de comandos
Modificación de menús y barras herramientas existentes
Crear una nueva barra de menú
Adjuntar la barra de menús a un formulario
Crear en menús contextuales
Crear y utilizar barras de herramientas personalizadas
Adjuntar la barra de herramientas al formulario
Añadir información de pantalla a cualquiera de los controles del formulario
Hacer que el panel de control se abra automáticamente al abrirla base de datos
Crear un cuadro de diálogo Imprimir informe en Visual Basic
Crear un formulario para imprimir productos
Crear el grupo de opciones
Crear dos cuadros de texto en el formulario de impresión de informe
Crear los botones de comando
Crear los procedimientos de evento para Imprimir

Contenido del CD-ROM

Índice alfabético