Agradecimientos
Acerca de la autoraIntroducción
Convenciones utilizadas en este libro
Parte I. Introducción a las bases de datos relacionales y a Access 2003
1. Bases de datos relacionales e introducción a Access 2003
¿Qué es una base de datos relacional?
¿Qué podemos hacer con Microsoft Access?
Access como una plataforma de desarrollo para aplicaciones personales
Access como plataforma de desarrollo de aplicaciones para pequeños negocios
Access como una plataforma de desarrollo para aplicaciones de departamento
Access como plataforma de desarrollo de aplicaciones a todos los niveles de una empresa
Access como interfaz de aplicaciones cliente/servidor de grandes empresas
Access como plataforma de desarrollo para aplicaciones Intranet/Internet
Iniciar Microsoft Access
Abrir una base de datos existente
El escritorio Access
La ventana Base de datos
Vista previa de los componentes de la base de datos
Tablas: un almacén de información
Relaciones: enlazar las tablas
Consultas: Preguntas y acciones almacenadas para aplicara los datos
Formularios: un método para mostrar, modificar y añadir datos
Informes: Convertir los datos en información
Páginas: formularios mostrados en un navegador
Macros: un medio de automatizar un sistema
Módulos: los cimientos de proceso de desarrollo de la aplicación
Cerrar una base de datos Access
Resumen
Parte II. Trabajar con bases de datos y objetos existentes
2. Introducción a las tablas
Mostrar y navegar por los datos de la tabla
Abrir una tabla Access
Navegar por una tabla
Cerrar una tabla
Editar los datos de la tabla
Modificar los datos de la tabla
Borrar el contenido de un campo
Deshacer cambios
Deshacer los cambios efectuados sobre el campo activo
Deshacer los cambios después de desplazarnos a otro campo
Deshacer los cambios después de guardar un registro
Agregar registros a una tabla
Eliminar registros
Seleccionar uno o más registros
Eliminar registros
Buscar y reemplazar registros
Buscar un registro que cumple criterios específicos
Reemplazar datos en una tabla
Filtrar los datos de la tabla
Filtros por selección
Eliminar filtros
Modificar la apariencia de una hoja de datos
Modificar la apariencia del texto
Modificar la anchura de las columnas
Modificar la altura de la fila
Inmovilizar columnas
Modificar la apariencia de una hoja de datos
Ocultar y mostrar columnas
Expandir para mostrar los datos de una hoja secundaria de datos
Corregir los errores utilizando la corrección ortográfica y la autocorrección
Utilizar el corrector ortográfico
Utilizar la autocorrección
Resumen
3. Introducción a las consultas
¿Qué es una consulta y cuándo deberíamos utilizarla?
Abrir una consulta en Vista Hoja de datos
Abrir una consulta en Vista Diseño
Ver el diseño de una consulta desde la ventana Base de datos
Ver el diseño de una consulta mientras estamos en VistaHoja de datos
Ejecutar una consulta
Agregar y eliminar campos
Agregar un campo entre otros campos
Agregar un campo al final de la cuadrícula de la consulta
Agregar un grupo de campos contiguos a la cuadrículade la consulta
Agregar un grupo de campos no contiguos a la cuadrículade la consulta
Modificar el orden de una consulta
Ordenar por un único campo
Ordenar por más de un campo
Trasladar un campo en la cuadrícula de la consulta
Trabajar con criterios sencillos
Utilizar una consulta de valores coincidentes
Crear criterios basados en condiciones múltiples
Utilizar la condición Y en campos múltiples
Utilizar la condición Y en un único campo
Utilizar comodines en una consulta
Utilizar los operadores de comparación en una consulta
Utilizar la condición O en un único campo
Utilizar la condición O en varios campos
Modificar la Vista Hoja de datos de una consulta
Guardar una consulta
Imprimir los resultados de una consulta
Cerrar una consulta
Ejercicio práctico: Trabajar con consultas
Resumen
4. Introducción a los formularios
Usos de los formularios
Abrir un formulario
Trabajar con los datos en un formulario
Moverse de registro en registro en un formulario
Editar los datos que sustentan a un formulario
Borrar el contenido de un campo desde dentro de un formulario
Deshacer los cambios hechos desde dentro de un formulario
Deshacer cambios efectuados al control activo
Deshacer cambios después de movernos a otro control
Deshacer cambios después de guardar el registro
Utilizar un formulario para agregar registros nuevos a una tabla
Utilizar un formulario para eliminar registros de una tabla
Seleccionar uno o más registros
Eliminar registros desde dentro de un formulario
Copiar registros desde dentro de un formulario
Encontrar un registro que cumpla criterios específicos
Reemplazar datos en la tabla subyacente del formulario
Ordenar registros
Filtrar los datos que sustentan a un formulario
Utilizar la opción Filtro por formulario
Eliminar un filtro
Utilizar varios criterios de filtración
Ver el diseño de un formulario
Cerrar un formulario
Utilizar la opción Autoformulario
Crear un formulario utilizando la opción Autoformulario
Guardar un formulario
Utilizar el Asistente de formularios para construir un formulario
Utilizar la opción Formato condicional de un formulario
Ejercicio práctico: Crear, filtrar y guardar formularios
Resumen
5. Introducción a los informes
Abrir y ver un informe
Desplazarnos de página en página
Ampliar y reducir
Ver varias páginas
Imprimir un informe
Enviar informes a una impresora
La opción Autoinforme y el Asistente para informes
Utilizar la opción Autoinforme
Crear un informe utilizando el Asistente para informes
Ver el diseño de un informe
Cerrar un informe
Imprimir objetos de la base de datos
Imprimir las hojas de datos de las tablas
Imprimir consultas
Imprimir formularios
Ejercicio práctico: Trabajar con informes
Ejercicio práctico: Imprimir objetos de la base de datos
Resumen
Parte III. Crear nuestra propia base de datos y objetos
6. Usar asistentes para crear una base de datos
Utilizar una plantilla de base de datos para crear una base de datos
Crear una base de datos desde el principio
Construir una tabla utilizando un asistente
Construir una consulta utilizando un asistente
Construir un formulario usando un asistente
Construir un informe utilizando un asistente
Resumen
7. Diseñar bases de datos
Análisis de tareas
Análisis de los datos y diseño
Introducción a los términos utilizados en la base de datos
Introducción a la normalización
Creación de prototipos
Comprobación
Implementación
Mantenimiento
Resumen
8. Creación de tablas
Construir una tabla nueva
Construir una tabla desde una hoja de datos
Diseñar una tabla desde el principio
Seleccionar el tipo de campo adecuado para los datos
Campos de tipo Texto: el tipo de campo más común
Campos de tipo Memo: para notas y comentarios de gran longitud
Campos de tipo Número: cuando necesitamos realizar cálculos
Campos de tipo Fecha/Hora: para dejar constancia de cuándoo curren las cosas
Campos de tipo Moneda: para almacenar valores monetarios
Campos de tipo Autonumérico: para identificadores de registro único
Campos de tipo Si/No: cuando es correcta una de las dos respuestas
Campos de tipo Objetos OLE: para almacenar casi cualquier cosa
Campos de tipo Hipervínculo: para enlazar con Internet
La tan importante clave principal
Resumen
9. Creación de relaciones
Introducción al diseño de bases de datos relacionales
La historia del diseño de bases de datos relacionales
Objetivos del diseño de bases de datos relacionales
Reglas del diseño de bases de datos relacionales
Las reglas de las tablas
Reglas de la unicidad y claves
Las reglas de claves externas y dominios
Normalización y formas normales
Primera forma normal
Segunda forma normal
Tercera forma normal
Desnormalización: incumplir las reglas deliberadamente
Reglas de integridad
Reglas de integridad generales
Reglas de integridad específicas de la base de datos
Los tipos de relaciones
Relaciones de uno a varios
Relación de uno a uno
Relación de varios a varios
Establecer relaciones en Access
Establecer una relación entre dos tablas
Pautas para establecer relaciones
Modificar una relación existente
Trabajo práctico: Establecer relaciones
Establecer integridad referencial
La opción Actualizar en cascada los campos relacionados
La opción Eliminar en cascada los campos relacionados
Ejercicio práctico: Trabajar con integridad referencial
Ejercicio práctico: Trabajar con Actualizar en cascada registros relacionados y Eliminar en cascada registros relacionados
Los beneficios de las relaciones
Resumen
10. Creación de consultas
Los fundamentos básicos de las consultas
Agregar tablas a las consultas
Agregar campos a las consultas
Eliminar un campo de la cuadrícula de diseño de la consulta
Insertar un campo sobre una consulta creada
Mover un campo a una posición distinta en la cuadrícula de diseño de consulta
Guardar y dar nombre a las consultas
Ejercicio práctico: Crear una consulta sencilla
Ordenar los resultados de una consulta
Ordenar por más de un campo
Ejercicio práctico: Ordenar los resultados de una consulta
Mejorar una consulta mediante el uso de criterios
Trabajar con las fechas en los criterios
Ejercicio práctico: Agregar criterios a una consulta
Actualizar los resultados de una consulta
Construir consultas basadas en varias tablas
Inconvenientes de las consultas basadas en varias tablas
Autobúsqueda en consultas basadas en varias tablas
Ejercicio práctico: Trabajar con consultas basadas en varias tablas
Crear campos calculados
Ejercicio práctico: Agregar un cálculo a una consulta
Obtener ayuda del Generador de expresiones
Resumen
11. Creación de formularios
Crear un formulario en Vista Diseño
Trabajar con la ventana Diseño de formulario
Comprensión y trabajo con las herramientas de diseño de formularios
Intercambiar las herramientas para conseguir lo que deseamos
Agregar campos a un formulario
Seleccionar, mover, alinear y dar tamaño a los objetos del formulario
Seleccionar objetos del formulario
Mover objetos
Alinear unos objetos con otros
Controladores de tamaño
Controlar el espaciado entre objetos
Modificar el orden de tabulación de los objetos
Escoger el control adecuado para el trabajo
Etiquetas
Cuadros de texto
Cuadros combinados
Cuadros de lista
Casillas de verificación
Botones de opción y de alternar
Grupos de opciones
Formato condicional
¿Qué propiedades de formulario están disponibles y por qué deberíamos usarlas?
Trabajar con la ventana Propiedades
Trabajar con propiedades importantes del formulario
Las propiedades Formato de un formulario
Las propiedades Datos de un formulario
Más sobre propiedades del formulario y del control
Resumen
12. Creación de informes
Tipos de informes
Informes de detalle
Informes de resumen
Informes que contienen imágenes y gráficos
Informes que contienen formularios
Informes que contienen etiquetas
La anatomía de un informe
Crear un informe en Vista Diseño
Trabajar con la ventana Diseño de informe
Comprender las herramientas de diseño de informes
Agregar campos a un informe
Seleccionar, mover, alinear y dar tamaño a los objetos del informe
Seleccionar objetos del informe
Desplazar objetos del informe
Alinear un objeto con otro
Utilizar Ajustar a la cuadrícula
Utilizar potentes técnicas para modificar el tamaño
Controlar el espacio entre los objetos
Escoger el control adecuado al trabajo
Etiquetas
Cuadros de texto
Líneas
Rectángulos
Marcos de objeto dependiente
Marcos de objetos independientes
Controles Imagen
Otros controles
Propiedades del informe y por qué utilizarlas
Trabajar con la ventana Propiedades
Las propiedades Formato de un informe
Las propiedades Datos del informe
Resumen
13. Creación de macros
Los fundamentos básicos de creación de una macro
Las acciones de la macro
Los argumentos de la acción
Nombres de la macro
Condiciones de la macro
Ejecutar una macro Access
Ejecutar una macro desde la ventana de diseño Macro
Ejecutar una macro desde la opción Macros
Ejecutar una macro en respuesta a un evento del formulario o del informe
Ejercicio práctico: Crear una macro
Modificar una macro existente
Insertar acciones de macro nuevas
Eliminar acciones de macro
Desplazar las acciones de macro
Copiar acciones de macro
Documentar una macro: agregar comentarios
Comprobar una macro
Ejercicio práctico: Paso a paso en una macro
Cuándo deberíamos o no deberíamos utilizar macros
Convertir una macro en código VBA
Crear una macro AutoExec
Crear una macro Autokeys
Ejercicio práctico: crear una macro Autoexec
Resumen
Parte IV. Técnicas avanzadas (I)
14. Técnicas avanzadas en tablas
Trabajar con las propiedades de los campos
La propiedad Tamaño del campo: limitar lo que el usuario introduce en un campo
Ejercicio práctico: Trabajar con la propiedad Tamaño del campo
La propiedad Formato: establecer la forma en que Access muestra los datos
Ejercicio práctico: trabajar con la propiedad Formato
La propiedad Título: ofrecer alternativa para el nombredel campo
La propiedad Valor predeterminado: ahorrar tiempo al introducirlos datos
Ejercicio práctico: trabajar con la propiedad Valor predeterminado
Las propiedades Regla de validación y Texto de validación: controlan lo que el usuario introduce en un campo
Ejercicio práctico: trabajar con la propiedad Regla de validación
La propiedad Requerido: hacer que el usuario introduzca un valor
Ejercicio práctico: trabajar con la propiedad Requerido
La propiedad Permitir longitud cero: dar cabida a situaciones de inexistencia de datos
Ejercicio práctico: trabajar con la propiedad Permitir longitud cero
La propiedad Máscara de entrada: establecer qué datos se introducen en el campo
Ejercicio práctico: trabajar con la propiedad Máscara de entrada
El Asistente para búsquedas
Trabajar con las propiedades de la tabla
Utilizar índices para mejorar el rendimiento
Ejercicio práctico: Combine sus conocimientos
Resumen
15. Técnicas avanzadas en consultas
Agregar campos calculados a las consultas de selección
Ejercicio práctico: Crear un campo calculado
Obtener ayuda del Generador de expresiones
Aplicar filtros avanzados
Crear y ejecutar consultas de parámetros
Ejercicio práctico: Construir una consulta de parámetros
Ejercicio práctico: Crear una consulta de parámetros que agrupe por cliente
Crear y ejecutar consultas de acción
Creación y ejecución de consultas de actualización
Crear y ejecutar consultas de eliminación
Crear y ejecutar consultas de datos anexados
Crear y ejecutar consultas de creación de tabla
Utilizar funciones de agregado para resumir datos numéricos
Ejercicio práctico: Construir una consulta que resume y totaliza los datos
Trabajar con combinaciones externas
Depurar las consultas con las propiedades de campo, de lista de campos y de consulta
Propiedades de campo: modificar el funcionamiento de un campo
Propiedades de la lista de campos: modificar las propiedades de la lista de campos
Propiedades de la consulta: modificar el funcionamiento de la consulta globalmente
La propiedad Valores superiores
La propiedad Valores únicos
La propiedad Registros únicos
Resumen
16. Técnicas avanzadas en formularios
Las propiedades Otras de un formulario
Emergente
Modal
Ciclo
Barra de menús
Barra de herramientas
Menú contextual y barra de menús contextuales
Impresión láser rápida
Archivo de ayuda e Id. del contexto de Ayuda
Información adicional
Tiene un módulo asociado
Permitir cambios en el diseño
Propiedades del control y por qué usarlas
Las propiedades Formato de un control
Formato
Lugares decimales
Título
Dirección de hipervínculo
Subdirección de hipervínculo
Visible
Mostrar cuando
Barras de desplazamiento
Auto extensible y Autocomprimible
Izquierda, Superior, Alto y Ancho
Estilo de fondo y Color de fondo
Efecto especial
Estilo de los bordes, Color de los bordes y Ancho de los bordes
Color del texto, Nombre de la fuente, Tamaño de la fuente, Espesor de la fuente, Fuente en cursiva y Fuente subrayada
Alineación del texto
Orden de lectura
Idioma del teclado
Alineación de barra de desplazamiento vertical
Formas numerales
Margen izquierdo, Margen superior, Margen derecho y Margen inferior
Espacio interlineal
Es Hipervínculo
Las propiedades Datos de un control
Origen del control
Máscara de entrada
Valor predeterminado
Regla de validación y Texto de validación
Activado
Bloqueado
Buscar por filtro
Las propiedades Otras de un control
Nombre
Suspensión IME, Modo IME y Modo de oraciones IME
Texto de la barra de estado
Comportamiento de la tecla Entrar
Permitir autocorrección
Vertical
Tabulación automática
Predeterminado
Cancelar
Repetición automática
Texto de la barra de estado
Punto de tabulación
Índice de tabulación
Barra de menús contextuales
Texto de ayuda del control
Id. del contexto de Ayuda
Información adicional
Controles dependientes, independientes y calculados
Utilizar expresiones para mejorar los formularios
El Asistente para botones de comando: programar sin escribir
Construir formularios basados en más de una tabla
Crear formularios de uno a varios
Construir un formulario de uno a varios utilizando el Asistente para formularios
Construir un formulario de uno a varios mediante el Asistente para subformularios
Trabajar con subformularios
Basar los formularios en consultas: por qué y cómo
Sentecias SQL incrustadas versus consultas almacenadas
Resumen
17. Técnicas avanzadas para informes
Otras propiedades de un informe
Bloqueo de registros
Agrupación de fechas
Emergente
Modal
Barra de menús
Barras de menú contextuales
Impresión láser rápida
Archivo de ayuda e Id. del contexto de ayuda
Información adicional
Tiene un módulo asociado
Propiedades del control y por qué usarlas
Las propiedades Formato de un control
Formato
Título
Dirección de hipervínculo
Subdirección de hipervínculo
Lugares decimales
Visible
Ocultar replicados
Auto extensible y Autocomprimible
Izquierda, Superior, Alto y Ancho
Estilo de fondo y Color de fondo
Efecto especial
Estilo de los bordes, Color de los bordes y Ancho de los bordes
Color del texto
Color de la fuente, Nombre de la fuente, Tamaño de la fuente, Espesor de la fuente, Fuente en cursiva y Fuente subrayada
Alineación del texto
Orden de lectura
Alineación de barra de desplazamiento vertical
Formas numerales
Margen izquierdo, Margen superior, Margen derecho y Margen inferior
Espacio interlineal
Es Hipervínculo
Las propiedades Datos de un control
Origen del control
Máscara de entrada
Suma continua
Las propiedades Otras de un control
Nombre
Vertical
Información adicional
Insertar saltos de página
Controles dependientes, independientes y calculados
Utilizar expresiones para mejorar los informes
Crear informes basados en más de una tabla
Crear un informe de uno a varios
Crear un informe de uno a varios utilizando el Asistente para informes
Construir un informe basado en un consulta de uno a varios
Construir un informe de uno a varios con el Asistente para subinformes
Trabajar con subinformes
Propiedades del Subinforme
Modificar subinformes
Trabajar con ordenaciones y agrupamientos
Agregar criterios de ordenación y agrupamientos a un informe
Propiedades de ordenar y agrupar
Encabezado del grupo
Pie del grupo
Agrupar en
Intervalo del grupo
Mantener juntos
Propiedades del encabezado y pie del grupo y por qué usarlas
Forzar nueva página
Nueva fila o columna
Mantener juntos
Visible
Auto extensible y autocomprimible
Repetir sección
Basar los informes en consultas almacenadas o sentencias SQL incrustadas
Resumen
Parte V. Técnicas avanzadas (II)
18. Compartir datos con otras aplicaciones
Importar, vincular y abrir archivos: cuándo y por qué
Decidir si importar o vincular
Formatos de archivos compatibles
Exportar a otra base de datos Access
Exportar a una hoja de cálculo de Excel
Exportar a una hoja de cálculo de Excel
Exportar a una hoja de cálculo de Excel utilizando arrastrar y soltar
Exportar a una hoja de cálculo de Excel utilizando Vínculos con Office
Exportar a ASCII
Importar desde otra base de datos
Importar datos de una hoja de cálculo
Importar datos ASCII
Vincular con tablas de otra base de datos Access
Vincular con otro tipo de base de datos
Vincular con hojas de cálculo de Excel
Vincular con otras bases de datos
El Administrador de tablas vinculadas
Ejercicio práctico: Vincular tablas de una base de datos en otra y exportar los datos a otras bases de datos
Resumen
19. Access e Internet
Guardar los objetos de la base de datos como HTML
Guardar los datos de una tabla como HTML
Guardar los resultados de una consulta como HTML
Guardar formularios como HTML
Guardar informes como HTML
Vincular con archivos HTML
Importar archivos HTML
Exportar datos a XML
Importar datos XML en Access
Crear y modificar páginas de acceso a datos
Crear una página de acceso a datos utilizando las opciones Autopágina
Crear una página de acceso a datos utilizando un asistente
Crear una página de acceso a datos desde el principio
Guardar tablas dinámicas y gráficos dinámicos en páginas de acceso a datos
Resumen
20. Administración de la base de datos
Copia de seguridad de una base de datos
Compactar y reparar una base de datos
Utilizar la interfaz de usuario para compactar una base de datos
Utilizar un atajo de teclado para compactar una base de datos
Compactar cada vez que se cierre la base de datos
Cifrar y descifrar una base de datos
Convertir una base de datos a otra versión
Ejercicio práctico: Compactar, reparar y convertir una base de datos a otra versión
Crear un archivo MDE
Utilizar el Divisor de base de datos
Resumen
21. Documentación de la base de datos
Preparar una aplicación para que esté documentada en sí misma
Documentar las tablas
Documentar las consultas
Documentar formularios
Documentar informes
Documentar macros
Documentar los módulos
Utilizar las propiedades de la base de datos para documentar una base de datos en conjunto
Utilizar el Documentador
Utilizar las opciones del Documentador
Generar documentación en otros formatos
La opción Dependencias del objeto
Resumen
22. Introducción a VBA
¿Qué es VBA?
Módulos de clase Access, módulos estándares, módulos de formulario y módulos de informe
¿Dónde escribimos el código VBA?
La anatomía de un módulo
Utilizar la sentencia Option Explicit
Crear procedimientos para eventos
Crear funciones y subrutinas
Crear una rutina definida por el usuario en un módulo de código
Crear una rutina definida por el usuario en un módulo de clase de un formulario o de un informe
Llamadas a eventos y a procedimientos definidos por el usuario
El ámbito y tiempo de vida de los procedimientos
Procedimientos públicos
Procedimientos privados
Prioridad de ámbito
Trabajar con variables
Declarar variables
Tipos de datos de VBA
Ámbito y tiempo de vida de las variables: exponer las variables tan poco como sea posible
Variables locales
Variables estáticas
Variables privadas
Variables públicas
Agregar comentarios al código
Utilizar el carácter de continuación de línea
Utilizar las estructuras de control VBA
If...Then...Else
If Inmediato (Iif)
Select Case
Bucles
For...Next
With ... End With
Pasar parámetros y devolver valores
El objeto DoCmd: llevar a cabo acciones de macro
Trabajar con funciones integradas
Funciones incorporadas
La función Format
La función Instr
La función InStrRev
La función Left
La función Right
La función Mid
La función Ucase
La función DatePart
La función DateDiff
La función DateAdd
La función Replace
La función StrRev
La función MonthName
Funciones más fáciles con el Examinador de objetos
Resumen
23. Optimización
Agregar barras de menú, barras de herramientas y menús contextuales personalizados
Diseñar una barra de menú, barra de herramientas o menú contextual
Asociar un comando a una opción de menú
Eliminar y renombrar menús
Crear un panel de control de la aplicación
Configurar las opciones de inicio
Resumen
Apéndice A. Contenido del CD-ROM
Índice alfabético
